A automatização de processos se refere ao uso da tecnologia para executar tarefas ou processos recorrentes. Uma das razões para automatizar está na minimização de custos, maior eficiência, processos simplificados e economia de tempo.

Além disso, processos automatizados significam redução de erros, pois não importa quanta atenção aos detalhes seus funcionários tenham, o fato é que eles ainda são humanos. Há sempre alguma chance de um colaborador esquecer algo, de um e-mail não ser enviado, um documento não ser entregue, etc.

As consequências aqui podem ser pequenas ou catastróficas. Mas tudo é resolvido a partir do momento em que sua empresa cria fluxos de atividades e que as mesmas são automatizadas por meio de um programa ou um software.

Saiba mais a seguir!

Como automatizar processos?

Para automatizar processos você precisará de uma ferramenta. Existem diversas disponíveis no mercado, sendo que algumas servem para fins específicos.

Por exemplo, existem programas que automatizam atividades de marketing, outros que são exclusivamente voltados aos processos da área financeira, e há aqueles mais gerais.

Entendido isso, partiremos para as dicas para automatizar processos na sua empresa. Veja a seguir:

1. Mapeie todos os seus processos

Empresas são repletas de processos. Pense em uma atividade comum, como a contratação de funcionários. Embora possa parecer um processo sem complicações, ele envolve várias tarefas  com vários envolvidos.

Publicar vagas abertas, selecionar candidatos, entrevistá-los, contratá-los, receber todas as documentações necessárias, preparar um espaço para o funcionário novo trabalhar e organizar treinamentos são apenas algumas das atividades que englobam um processo de contratação.

O mesmo vale para diversas outras tarefas dentro da sua organização. Tenha em mente que tudo que depender de um fluxo está dentro de um processo. Por isso, o primeiro passo para começar a pensar em automatização é listar cada um desses processos.

Para que nenhum processo seja deixado de lado, peça ajuda dos gestores das equipes.

2. Analise o que é relevante para seu negócio

Como para automatizar processos na sua empresa você precisa primeiro entender quais processos possui, esta é também uma excelente oportunidade para observar aquilo que faz sentido para seu negócio.

O objetivo da automatização é o de tornar uma organização mais eficiente, e isso só acontecerá se ela tiver processos que realmente sejam necessários. À medida que são listados todos os seus processos, você começa a ter uma visão muito mais precisa de todas as atividades executadas nos setores.

Dessa maneira, fica mais fácil refletir sobre mudanças que podem ser realizadas, a fim de ter uma organização mais eficiente. Por exemplo, será que sua empresa precisa realmente produzir conteúdo internamente ou ela pode terceirizar a atividade e alocar esses colaboradores para funções mais estratégicas?

Ao invés de ter um processo de produção de artigos para blog, no qual várias pessoas precisam se envolver, que tal ter um profissional in loco para gerenciar tudo e uma empresa externa para realizar o trabalho operacional?

Esse é apenas um exemplo de questionamento que você pode fazer ao analisar cada um dos processos dentro da sua empresa. Por mais trabalhoso que esta etapa seja, ela é extremamente importante para que sua organização invista tempo e esforço para automatizar somente aquilo que realmente faça sentido para ela.

3. Estude cada processo

Agora que você sabe todos os processos que sua empresa tem e mudou atividades que poderiam ser mais eficientes, está na hora de analisar detalhadamente cada etapa de cada processo.

Entenda que a automação requer uma certa clareza sobre as atividades dentro de um processo. Se você não conhece as tarefas envolvidas e as pessoas responsáveis pela execução, não é possível projetar e automatizar o fluxo de trabalho com precisão.

Então, essa é a hora de pegar cada processo individualmente e desenhar todo o fluxo de trabalho. Ao fazer isso, você pode perceber que algumas atividades são desnecessárias, enquanto outras devem ser criadas ou até melhoradas.

Seja como for, é neste terceiro passo que você tem a chance de acabar com gargalos e de tornar seus processos melhores, mais enxutos e eficientes.

4. Comunique as mudanças

Mudanças requerem um tempo de adaptação. Caso a mudança no fluxo tenha sido pequena, provavelmente não haverá nenhum problema. Mas se algum processo sofreu uma alteração muito grande em seu fluxo, existem grandes chances de seus funcionários terem algumas dificuldades.

Independentemente da quantidade de mudanças realizadas, é essencial que os colaboradores saibam o que foi mudado e o motivo da alteração. Dê a eles também um tempo para se adaptarem e mostre-se aberto a realizar quaisquer outras melhorias que eles possam sugerir.

5. Teste o processo

Antes de, efetivamente, automatizar os processos na sua empresa, é preciso testá-los para ver se eles realmente estão funcionando corretamente. Nesta etapa pode ser que haja a necessidade de algumas melhorias. E, se for o caso, faça as mudanças e teste!

Quando o processo estiver rodando corretamente, é hora de partir para a automatização.

6. Escolha as ferramentas

Conforme comentado, existem diversas ferramentas para automação de processos. Sua empresa pode optar pelas gratuitas e mais simples, até softwares mais robustos para gestão de processos.

Na hora de fazer a escolha, leve em consideração o objetivo do processo, a facilidade de uso da ferramenta, os custos envolvidos e se é possível acompanhar o fluxo de forma dinâmica.

Não esqueça: a análise dos processos não se encerra

O fato de automatizar processos na sua empresa não significa que eles estejam perfeitos. A automatização tornará os fluxos de trabalho mais transparentes, o que permitirá que inconsistências possam ser encontradas de forma mais rápida.

E mesmo que tudo pareça fluir sem problemas, lembre-se que sempre há espaços para melhorias. De tempos em tempos verifique os minutos/horas/dias que leva para cada atividade ser executada e analise o que pode ser aprimorado.

Lembre-se de pedir a opinião dos seus colaboradores e deixar claro que você conta com a ajuda deles para realizar melhorias. Assim, todos saiam ganhando.

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