Independentemente do setor, do tamanho ou dos recursos disponíveis, todas as empresas estão sujeitas a sofrer os efeitos de uma crise. Seja por conta de um desastre, seja por uma instabilidade econômica, ou por uma postagem mal sucedida nas redes sociais, ter um plano de gerenciamento de crise pode salvar um negócio de situações indesejadas.

Uma crise pode ser causada por fatores externos ou internos. Devido à gravidade, é importante estar preparado para gerenciar esses problemas, além de implementar medidas que possam prevenir  parte deles.

Neste artigo, você aprenderá como fazer isso. Acompanhe a leitura e saiba mais!

O que é uma crise em uma empresa?

Uma crise pode ser conceituada como um evento com potencial para minar o sucesso e a saúde de uma empresa. Ela pode manchar a reputação, prejudicar operações comerciais ou qualquer outro problema que tenha um impacto negativo nas suas finanças e imagem.

Inclusive, pode afetar o nome dos colaboradores, líderes e demais envolvidos na administração. As causas podem ser externas ou internas.

Para que serve a política de gerenciamento de crise?

Mais que encontrar caminhos para vencer um período de crise, as políticas de gerenciamento contribuem para que as empresas saiam à frente da concorrência.

Muitas medidas preventivas podem ser consideradas como uma vantagem competitiva. Por exemplo, ter um marketing atuante, atualizado e preocupado com a imagem do negócio diminui as chances de uma possível crise de imagem, causada por um comentário infeliz por parte da empresa nas redes sociais.

O segredo é não subestimar os possíveis cenários negativos. Nenhuma estrutura está livre de um desastre natural, assim como nenhum time da administração está integralmente protegido de erros que alcançam proporções maiores que o esperado.

Reconhecer que empresas são formadas por humanos e, por isso, passíveis de falha, é o primeiro passo para elaborar um bom plano de contingência e entender porque as políticas de gerenciamento são tão importantes.

Quanto mais cedo for a reação aos maus momentos, maiores serão as chances da empresa se reerguer e minimizar os possíveis prejuízos. Por esse motivo, estudar o mercado e até mesmo alguns aspectos históricos pode ser importante para manter a saúde dos negócios e permitir que a gestão esteja bem prepara para enfrentar até mesmo os cenários mais complicados.

Como criar um plano de contingência?

Chegou a hora de saber como criar um plano de contingência para a sua empresa. Acompanhe!

Etapa 1: Avaliando os riscos

Faça uma avaliação de risco e procure identificar as potenciais crises que afetariam os negócios. Para isso, é importante estudar o mercado mundial, acompanhar as notícias do Brasil e pensar no contexto histórico.

Uma crise sanitária global, como a causada pelo coronavírus, um novo concorrente, um novo produto lançado pela concorrência ou até mesmo uma aposta mal feita no próprio negócio são possíveis estopins. Todas as ameaças e vulnerabilidades devem ser devidamente listadas.

Etapa 2: Determinando o impacto nos negócios

Após a listagem dos riscos, eles devem ser quantificados, garantindo que sua organização esteja realmente considerando todos os possíveis ângulos de uma ameaça.

Pense no que a sua empresa tem a perder se não agir rapidamente ou preventivamente. Por exemplo, se você tem uma loja, levá-la para o espaço virtual pode ser um bom negócio. Além de maximizar os ganhos, possibilita que as operações sejam mantidas caso algo aconteça na região em que ela está localizada.

Etapa 3: Identificando a atuação dos setores durante a crise

Um comitê de gerenciamento de crises deve ser composto por profissionais de todos os departamentos do negócio. Para que o plano de contingências fique bem alinhado, é importante que a atuação dos setores esteja bem definida.

Pense nas etapas que seriam necessárias para resolver uma determinada crise, quais recursos seriam necessários e como os colaboradores podem ajudar nesse processo.

Etapa 4: Elaborando o plano

Chegou a hora de começar a elaborar, de fato, o plano. Líderes de departamento devem participar do processo, já que é preciso ter uma postura para cada cenário de crise.

À medida que o plano é desenvolvido, é importante considerar a legislação, normas regulamentadoras e outros pontos relacionados às normativas legais. Dependendo do estopim da crise, a empresa pode arcar com multas severas, o que não é interessante para o bolso, nem para a imagem do negócio.

Etapa 5: Treinando os colaboradores

Todos os colaboradores devem estar cientes sobre o seu papel durante uma crise.  Certifique-se de que essas pessoas saibam com quem devem colher informações, de que forma elas devem ser repassadas e qual a postura esperada dos times durante a fase ruim.

O plano de crise deve ser distribuído de forma rápida. Por exemplo, no caso de um shopping atacadista que pegou fogo no início de agosto de 2020, o comitê de crises previamente estabelecido se reuniu para decidir os primeiros passos após a tragédia.

Nessa situação, as decisões podem ser repassadas aos colaboradores por aplicativos de troca de mensagens. O importante é que saibam qual o canal será utilizado para que os líderes entrem em contato e comuniquem as medidas.

Ainda em relação às tragédias que danificam a estrutura do local, o treinamento prévio é fundamental para evitar danos a integridade física dos colaboradores. Faça testes e simulações regulares para garantir que todos estejam familiarizados com o plano.

Etapa 6: Revisando o plano de contingência

Depois que seu plano estiver completo, isto é, escrito, testado e aprovado e testado, é importante revisá-lo com frequência. Isso ajuda a manter o plano atualizado, já que sempre existe certa rotatividade de colaboradores dentro de qualquer empresa, novas tecnologias são implementadas e outras mudanças fazem com que novas ameaças possam surgir no cenário corporativo.

Para concluir…

Uma crise pode atingir qualquer empresa, a qualquer hora e em qualquer lugar. O gerenciamento de crise não é apenas a chave para a sobrevivência. É uma forma de adotar medidas preventivas que, além de proteger o negócio, funcionam como uma vantagem competitiva em relação à concorrência.

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