Gerenciar projetos pode ser uma tarefa desafiadora, mas ela se torna mais tranquila ao ter as técnicas e ferramentas adequadas. Pensando nisso, você sabe o que é PMBOK? Trata-se de um guia utilizado no gerenciamento de projetos.

O documento oferece um conjunto de diretrizes, práticas e termos padronizados que auxiliam na execução eficiente e bem-sucedida das tarefas. Por essa razão, conhecer o PMBOK é essencial para o gestor aumentar as chances de sucesso em seus projetos.

Você se interessou em saber mais sobre o assunto? Acompanhe este post para entender o que é o PMBOK e por que implementá-lo na sua empresa!

O que é PMBOK?

O PMBOK, ou project management body of knowledge, é conhecido em português como guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. Ele estabelece as melhores práticas para gerenciar tarefas.

Para tanto, o documento descreve um conjunto de processos, áreas de conhecimento e práticas recomendadas que ajudam a aumentar as chances de sucesso dos projetos. Dessa maneira, ele é voltado para gerentes, membros de equipe e outros envolvidos na gestão de um programa.

Além disso, o PMBOK é a base para a certificação PMP (project management professional). Esse é um dos certificados mais reconhecidos e respeitados mundialmente na área de gerenciamento de projetos.

O PMBOK foi desenvolvido pelo PMI (Project Management Institute) — uma entidade internacional sem fins lucrativos. Ela é considerada a maior associação para profissionais envolvidos na gestão de iniciativas.

A primeira edição do PMBOK foi publicada em 1996. Desde então, o documento é atualizado frequentemente, trazendo novas informações pertinentes à dinâmica do mercado. A versão mais recente é a 7ª, lançada em 2021. 

Ela trouxe mudanças importantes em comparação às versões anteriores, concentrando-se mais em princípios de gerenciamento de projetos do que em processos específicos. A edição abrange diferentes abordagens de desenvolvimento, incluindo métodos preditivos, ágeis e híbridos.

Ademais, ela expande a lista de ferramentas e técnicas usadas e introduz uma nova seção sobre modelos, métodos e artefatos. O documento traz um enfoque renovado nos resultados dos projetos.

Para que ele serve?

Você entendeu o que é o PMBOK, devendo saber também para que ele serve. O objetivo do documento é ser um manual que ajuda profissionais a gerenciar projetos com eficiência. 

Ele busca garantir que as iniciativas sejam executadas com eficácia, seguindo um conjunto de diretrizes, padrões e terminologias padronizadas. Com a prática, os resultados podem ser mais consistentes e previsíveis.

Outro ponto é que o PMBOK procura facilitar a compreensão do ciclo de vida de um projeto. Esse entendimento permite aos gestores terem uma visão objetiva das tarefas necessárias e das melhores estratégias para realizá-las.

Por fim, compreendendo os processos de cada etapa, os profissionais podem selecionar as ferramentas e metodologias mais adequadas para alcançar os resultados desejados. Assim, eles conseguem se alinhar às expectativas estabelecidas no início do projeto.

Quais são as principais etapas do PMBOK?

Como visto, o PMBOK é dividido em etapas. Entendê-las ajuda a ter um panorama de como funciona o processo. Conheça as 5 fases do PMBOK!

Iniciação 

Na etapa de iniciação, o projeto é definido e oficialmente autorizado. A fase inclui identificar as partes interessadas, estudar a viabilidade, obter as autorizações necessárias e fazer estimativas iniciais de custos. 

Planejamento 

Após a aprovação do projeto, o planejamento envolve criar o plano de gerenciamento, o escopo e o cronograma. Ainda, são realizados o detalhamento das atividades, a estimativa de tempo e custos e a definição do orçamento.

Execução 

No período de execução, o gestor define as tarefas e distribui responsabilidades, estabelecendo prazos para o cumprimento das atividades. Ele também coordena a aquisição dos materiais, lidera a equipe e resolve eventuais problemas.

Monitoramento e controle 

Durante a etapa, o gestor deve avaliar o progresso do projeto, identificando os acertos e as áreas de melhoria e aplicando protocolos de alteração, se for preciso. Além disso, ele gerencia o cronograma, monitora as compras e controla os custos.

Conclusão

Na fase de encerramento do projeto, o gestor deve avaliar se os resultados estão alinhados com as metas definidas no planejamento. Ademais, a equipe analisa se os objetivos foram alcançados e, em caso negativo, ela identifica os possíveis motivos pelos quais as expectativas não foram cumpridas.

Por que implementar o PMBOK na empresa?

Agora que você conhece mais sobre o PMBOK, é o momento de saber por que implementá-lo na sua empresa. A seguir, veja os benefícios proporcionados pelo guia!

Padronização e melhores práticas

O PMBOK ajuda a padronizar processos em diferentes projetos e companhias. A padronização facilita a criação de uma linguagem comum e uma abordagem uniforme para a gestão de projetos. 

Ao seguir as diretrizes, as empresas conseguem reduzir a variabilidade nos processos de gerenciamento de projetos. O cuidado tende a resultar em uma execução mais previsível e controlada.

Melhoria da eficiência

Ao adotar as práticas padronizadas do PMBOK, as empresas podem melhorar a eficiência na entrega de projetos. Afinal, as diretrizes ajudam a otimizar o uso de recursos, assegurando que tempo, dinheiro e equipe sejam utilizados de maneira mais eficaz. 

Logo, há como aumentar a produtividade e a capacidade de entrega dentro dos prazos estabelecidos, além de reduzir custos. 

Gestão de riscos

A gestão de riscos envolve identificar possíveis ameaças, avaliar sua probabilidade e impacto, e desenvolver estratégias para mitigar ou eliminar esses riscos. Portanto, ela protege o projeto contra falhas potenciais, melhorando a confiança dos interessados no processo de gestão.

Nesse contexto, o PMBOK fornece uma estrutura robusta para identificar, analisar e responder a riscos. A abordagem proativa permite que os gestores minimizem os impactos negativos antes que eles ocorram, aumentando as chances de sucesso do projeto.

Melhora da comunicação 

O PMBOK proporciona ferramentas e técnicas para melhorar a comunicação entre as partes interessadas do projeto. As práticas recomendadas incluem definir canais de interação, utilizar relatórios e realizar reuniões de status frequentes.

Elas garantem que todos os envolvidos estejam alinhados e bem informados sobre o progresso, as expectativas e quaisquer mudanças no escopo ou nos prazos.  

Flexibilidade

Apesar de ser um conjunto de diretrizes, o PMBOK é flexível e adaptável para atender às necessidades de diferentes tipos de projetos e empresas. A flexibilidade é um dos pontos fortes do guia, permitindo aos gestores ajustarem as práticas e ferramentas às particularidades do projeto — seja ele pequeno, grande, simples ou complexo.

Neste artigo, você entendeu o que é o PMBOK e as vantagens de implementar o guia na gestão de projetos. Com o conhecimento adquirido, é possível analisar o documento e compreender como adaptá-lo para atender às necessidades do seu negócio.

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