A estimativa de tarefas e o gerenciamento de equipes são elementos essenciais na gestão de projetos, aumentando as chances de atingir os objetivos com eficiência e pontualidade. Nesse contexto, uma ferramenta que pode ser útil são os story points.
Eles ajudam os responsáveis a planejar melhor a execução, os custos e outros aspectos relacionados a determinado compromisso. Como resultado, a equipe consegue se ajustar melhor conforme o progresso do trabalho.
Neste artigo, você conhecerá mais sobre os story points e sua importância, entendendo como utilizá-los na gestão de projetos.
Boa leitura!
O que são e como funcionam os story points?
Os story points são uma unidade de medida usada em determinadas metodologias ágeis de trabalho, como o scrum. Eles servem para estimar o esforço exigido para concluir uma tarefa ou um conjunto de atividades, não estando relacionados diretamente ao tempo.
A proposta é mensurar o esforço relativo que a equipe acredita ser preciso para completar uma tarefa. Portanto, em vez de dizer que ela levará 3 dias, por exemplo, o time atribui um número de pontos.
O valor atribuído aos story points é subjetivo, com base na experiência da equipe e nos desafios enfrentados em tarefas anteriores. Assim, uma atividade que leva mais tempo ou envolve mais complexidade recebe um número maior de pontos.
A pontuação geralmente é atribuída durante o planejamento de um sprint — ou ciclo de trabalho. O time responsável analisa as tarefas e, em seguida, discute o esforço necessário para completá-las.
Para facilitar a estimativa, muitas equipes utilizam uma técnica chamada planning poker, em que cada membro apresenta sua projeção para as tarefas de maneira anônima. As percepções são discutidas e ajustadas e um consenso é alcançado sobre a quantidade de pontos a ser atribuída a cada atividade.
Quais são as vantagens de utilizar story points na gestão de projetos?
A principal vantagem de utilizar os story points na gestão de projetos é a clareza que eles proporcionam às estimativas de tarefas. Com eles, as equipes conseguem ter uma visão mais ampla do esforço demandado para cada atribuição, evitando superestimar ou subestimar o trabalho.
Com o tempo, as projeções se tornam mais exatas à medida que a equipe ganha experiência. Como resultado, em vez de se concentrar no tempo necessário para concluir uma tarefa, os times pensam no valor e na complexidade que ela apresenta em relação a outras.
Essa visão tende a melhorar a análise e o planejamento, já que as equipes conseguem priorizar os compromissos com maior impacto e complexidade. Os story points também contribuem para a medição da capacidade de entrega da equipe.
Com a métrica, é possível prever quantas tarefas o time pode assumir no próximo ciclo, permitindo um planejamento mais eficiente. Assim, os gestores evitam a sobrecarga e conseguem perceber as ações devidas — por exemplo, se é preciso aumentar as contratações.
Ainda, quando há necessidade de interagir com os clientes para determinar prazos e detalhes da entrega de um produto ou serviço, fica mais fácil ajustar as expectativas. A negociação passa a ter como base o progresso real da equipe, evitando problemas com atrasos ou insatisfação na entrega.
Como utilizar esse sistema?
Agora que você sabe o que são story points e quais são as razões para utilizá-los nas metodologias de trabalho em sua empresa, é o momento de aprender a aplicar a ferramenta, na prática.
Confira os passos!
Escolha o sistema de gestão
O primeiro passo para utilizar os story points de forma eficiente é escolher a plataforma ou ferramenta de gestão de projetos que melhor se adapta às demandas da sua equipe. Jira, Trello, Asana e Monday.com são exemplos de opções populares.
Verifique a ferramenta que mais se adequa às demandas da sua empresa e permita a atribuição de story points às tarefas. Essas plataformas geralmente oferecem recursos específicos para facilitar a estimativa de atividades e o acompanhamento do progresso.
Atribua os story points às tarefas
Com o sistema de gestão configurado, o próximo passo é atribuir os story points às tarefas. Durante o planejamento do sprint, reúna a equipe para revisar cada atividade e discutir o esforço necessário para completá-la.
Como você viu, a técnica de planning poker é uma possibilidade para essa definição. Mas você pode selecionar outra abordagem colaborativa em que todos os membros da equipe participem da estimativa.
Lembre-se de que os story points devem refletir a complexidade, o volume de trabalho e os desafios envolvidos — não o tempo exato para concluir a tarefa. Ao atribuir os pontos, é importante usar uma escala clara para manter a simplicidade e o foco no esforço relativo.
Defina as etapas do processo
Para garantir que os story points sejam utilizados adequadamente, o gestor deve definir as etapas do processo. Elas incluem a revisão contínua das estimativas durante o andamento do projeto, a avaliação das dificuldades encontradas e a atualização dos pontos atribuídos conforme for preciso.
Também realize retrospectivas ao final de cada sprint. Esse é o momento para discutir o que funcionou bem e o que pode ser melhorado nos processos de projeção.
Acompanhe o progresso das atividades
Após realizar as principais definições, é o momento de colocar os projetos em prática. Nesse contexto, o acompanhamento do progresso é essencial, então verifique como a equipe está avançando em relação à estimativa inicial de pontos durante o sprint.
As ferramentas de gestão de projetos costumam oferecer gráficos que mostram o progresso do time na execução das tarefas e o número de pontos restantes. Além disso, a análise da quantidade média de story points completados por sprint auxilia a ajustar as expectativas para futuros ciclos de trabalho.
Como você aprendeu, os story points são ferramentas que ajudam a gerenciar projetos e a melhorar a eficiência das equipes. Avalie se eles podem ser incluídos na metodologia de trabalho da sua empresa e aproveite as vantagens da alternativa.
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