O certificado digital pode ser muito útil na sua empresa, então é preciso saber o que é e pra que serve esse documento. Assim, é possível aproveitar vantagens relacionadas à segurança e à praticidade online.

Em alguns casos, ter um certificado digital pode ser obrigatório, enquanto em outros ele é opcional. De qualquer forma, vale a pena saber mais sobre o assunto para avaliar os benefícios que a ferramenta pode trazer. Quer saber mais? É só continuar a leitura deste conteúdo.

Neste conteúdo, você aprenderá o que é e pra que serve o certificado digital. Vamos lá?

O que é certificado digital?

O certificado digital é uma espécie de identidade eletrônica que pode ser usada por uma pessoa ou empresa. Ele foi criado para resolver a necessidade de segurança e integridade de informações transferidas por meio da internet.

Nesse sentido, a ferramenta se tornou necessária diante da transformação digital e do fato de diversos documentos serem recebidos e enviados online. O certificado digital permite assinar documentos digitalmente, garantindo valor jurídico de forma rápida — e sem precisar de cartório.

O certificado digital foi regulamentado pela Medida Provisória n° 2.200-2. Ela é de 2001 e criou a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira — ICP Brasil. Essa estrutura garante a autenticidade e validade jurídica para documentos que utilizem o certificado.

A segurança gerada pelo certificado digital se deve ao fato de que sua tecnologia é praticamente inviolável. Na prática, ela é composta por uma chave privada e uma pública. 

A primeira criptografa os dados e atesta a identidade do proprietário do certificado digital, enquanto a segunda é usada por quem decodifica as informações.

Portanto, a assinatura digital da pessoa ou empresa e o arquivo eletrônico vinculado ao certificado estão seguros. Para isso, o certificado digital precisa ser emitido por uma autoridade certificadora credenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).

Pra que serve um certificado digital?

Como você viu, o certificado digital serve para que pessoas e empresas tenham uma identidade online. Assim, é possível assinar documentos de forma digital em sistemas eletrônicos. Logo, não há necessidade da assinatura física e do reconhecimento de firma em cartório.

Por conta da sua função, o certificado digital serve traz segurança e praticidade nas negociações. Afinal, você pode contar com funcionalidades online e realizar certas atividades sem gastar tempo e sem deixar a segurança de lado.

Vale destacar que a assinatura digital é aceita em muitos órgãos públicos, como a Receita Federal, o INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social) e juntas comerciais. Por isso, o certificado digital é bastante utilizado por empresas.

Algumas das atividades possibilitadas pelo certificado digital são:

• utilização do sistema eSocial, que unifica informações de pessoas e empresas com o Governo;
• utilização do e-CAC, sistema que reúne serviços da Receita Federal;
• emissão de nota fiscal eletrônica;
• utilização do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e do Sistema Integrado de Comércio Exterior (Siscomex);
• assinatura de documentos digitais diversos;
• utilização de sistemas como e-Saúde, e-Jurídico e e-Contador.

Quais são os tipos de certificado digital do mercado? 

Agora você já sabe o que é e pra que serve o certificado digital. Então é o momento de conhecer os seus tipos. As categorias principais para o certificado são o tipo A e o tipo S — certificado de assinatura digital e certificado de sigilo, respectivamente.

O tipo A é usado para identificar o assinante do certificado e comprovar que ele não foi adulterado, autenticando uma operação. Já o tipo S garante o sigilo das informações, criptografando dados para que eles sejam acessados apenas por pessoas autorizadas.

Entre os certificados digitais do tipo A existem os subtipos A1 e A3. O A1 é emitido e guardado em computadores ou dispositivos móveis, como celulares e tablets. Além disso, ele tem validade de apenas um ano.

Já o tipo A3 é emitido e armazenado na nuvem ou em uma mídia que conte com criptografia, como um cartão ou token. Outra característica dele é que a sua validade pode ser maior. Logo, para achar o certificado digital ideal para sua empresa você deve avaliar suas necessidades.

Além dos tipos conhecidos agora, existem diversos modelos de certificado de assinatura digital. Confira:

• e-CPF, usado por pessoas físicas;
• e-CNPJ, usado por empresas;
• NF-e, para emitir notas fiscais;
• e-Saúde, e-Jurídico e e-Contador, para profissionais dessas áreas de atuação.

Quais são as vantagens do certificado digital?

Você viu que toda empresa pode se beneficiar do certificado digital. Isso porque muitos órgãos públicos permitem ou demandam a utilização dele para assinaturas e transações. Ainda, existem vantagens relacionadas à praticidade e segurança que a ferramenta proporciona.

Como as empresas precisam lidar com diversas atividades, é importante poder contar com a agilidade do universo online. Ademais, o certificado digital ajuda a dividir tarefas entre os funcionários ou equipes responsáveis pelo financeiro.

Para algumas empresas, especialmente as de maior porte, o certificado digital se torna obrigatório para diversas atividades. Mas mesmo no caso de empreendedores individuais, empresas do regime Simples Nacional ou até pessoas físicas, ele pode ser interessante.

Entre as principais vantagens para esses casos está a diminuição da burocracia e dos custos. Afinal, seus gastos com papel e com movimentações para assinatura física de documentos podem ser significativos. A segurança é outro benefício, devido à criptografia.

Como obter o certificado digital para o seu negócio? 

Quer saber como ter um certificado digital para usar na sua empresa? O primeiro passo é identificar qual o modelo ideal para o seu negócio. Depois, você precisará escolher uma empresa para ser sua entidade certificadora. Lembre-se de que ela tem que ser credenciada ao ITI.

Ao encontrar a certificadora, basta comprar o certificado digital com ela. Você deverá pagar o valor cobrado pela empresa e agendar a validação da assinatura. Ela pode ser presencial ou por videoconferência, e envolve coleta e registro de dados.

O próximo passo é instalar o certificado digital. Trata-se de um programa de computador que, como você viu, pode ser instalado em aparelhos ou na nuvem. Para realizar o processo, basta seguir os passos apontados pela certificadora e cadastrar uma senha.

Com isso, seu certificado digital estará pronto para uso. Então você pode utilizá-lo em sites governamentais e na assinatura de documentos digitais. Por fim, fique atento ao tempo de validade para renovar o certificado digital sempre que necessário, mantendo-o ativo. 

Agora você sabe o que é pra que serve o certificado digital. Aproveite as informações para entender qual tipo é o ideal para sua empresa e avalie a necessidade de ter esse documento. Assim, é possível se beneficiar das vantagens que ele oferece!

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