No processo diário de gestão empresarial, uma tarefa importante a ser feita é o fechamento de caixa. Com ele, há a checagem das operações que ocorreram no dia e a conferência de valores. Assim, esse trabalho é essencial para organizar as finanças do negócio.

Porém, muitos empreendedores não sabem como fazê-lo adequadamente, apesar de essa ser uma tarefa cotidiana nas empresas. Entretanto, se o fechamento não for realizado com eficácia, prejudicará todo o fluxo monetário. Afinal, uma falha nos cálculos afeta toda a organização.

Você deseja compreender o que é o fechamento de um caixa e como fazê-lo de maneira correta na gestão empresarial? A seguir, entenda melhor sobre o assunto!

O que é fechamento de caixa?

O fechamento de caixa é uma das etapas da conferência de ganhos e gastos em uma empresa. Trata-se de uma atividade do processo administrativo, em que se verifica todos os valores relacionados à empresa em determinado período.

Essa tarefa pode ser feita diariamente ou de forma mais espaçada, dependendo de quão intensa é a movimentação do dinheiro. Mesmo com maior prazo, o fechamento de caixa é obrigatório, por ser o momento que o empreendedor ou gestor confere os lucros e despesas do negócio.

Para ficar mais simples, considere um exemplo prático de uma loja de sofás. Ao final do dia, é fundamental saber a quantidade de móveis que foram vendidos, certo? Então o fechamento de caixa é feito respondendo a perguntas, como: 

• Quantos sofás foram vendidos naquela data? 
• Eles estavam com preço em promoção? 
• Houve algum problema de pagamento? 
• A empresa precisou gastar com fornecedores ou teve outros tipos de despesas?
• Qual foi o total faturado?

Depois de ver esses valores, é feita a conferência de pagamentos. A ideia é entender se as contas fecharam corretamente e se não existem pendências ou incorreções, como valores faltando ou sobrando. 

Além disso, a partir dos dados coletados diariamente, a empresa tem como dimensionar melhor as questões financeiras — como entradas, pontos de maiores gastos e outros dados relevantes. 

Por que o fechamento de caixa é importante?

O registro e verificação de entradas e saídas é relevante para mostrar se o seu negócio está prosperando. Para não haver falhas na gestão empresarial, você precisa ter conhecimento de todos os valores que envolvem a empresa. Assim, o fechamento de caixa auxilia no controle financeiro.

A prática de análise periódica do fechamento de caixa faz parte de um planejamento para haver visibilidade sobre as movimentações financeiras. Com isso, podem ser evitados erros de precificação ou cobrança equivocada de clientes.

Ademais, quando você tem os dados de quanto dinheiro possui em movimento, é mais fácil prevenir prejuízos devido à má gestão. Mais um ponto é que você consegue estruturar os custos para ter um melhor retorno e planejar ações.

Outra função do fechamento de caixa é proporcionar a avaliação de registros e resolução ágil de uma incompatibilidade de valores que possam envolver clientes, colaboradores ou fornecedores. Por isso, a checagem é essencial na logística da empresa, além de demonstrar profissionalismo ao mercado.

Como fazer o fechamento de caixa corretamente?

Agora que você entendeu o que é e qual a importância do fechamento de caixa, é a hora de aprender como fazê-lo da melhor maneira.

Acompanhe!

Defina os responsáveis pela tarefa

Um dos pontos essenciais é a definição de quem executará a atividade. Quando há um ponto de venda com diversos funcionários, pode ser que cada um deles fique responsável por um caixa. Entretanto, a determinação deve ser feita pelo gestor. 

Após todos os funcionários conferirem e entregarem os valores, um deles deve consolidar os resultados. Uma possibilidade é o empreendedor se responsabilizar pela atividade final, conferindo as informações.

Inicie pela abertura de caixa

Com responsabilidades definidas, é preciso ter atenção à abertura de caixa no começo do expediente. Ela serve para conferir o valor-base para a operação que será realizada no dia. Um dos cuidados nesse momento é verificar se há troco disponível.

Essa quantia para iniciar o trabalho diário se chama fundo de caixa. Para existir uma melhor organização, ele pode ser definido no dia anterior. É a partir dele que o fechamento será feito.

Compute as entradas e saídas financeiras

Durante todo o expediente, o registro de valores deve acontecer. Aqui, é necessário anotar tanto as vendas quanto as despesas da empresa. Esses dados auxiliam na análise ao final do dia e em futuros planejamentos.

Assim, a contabilização permite entender qual é a disponibilidade financeira do negócio. Por isso, é preciso lançar todos os valores movimentados em dinheiro, cartão etc. O uso de um sistema de gestão é muito útil nessa tarefa para evitar erros manuais.

Teste o fechamento parcial de caixa

Em vez de fechar o caixa apenas ao final do expediente, é possível testar o fechamento parcial em momentos diferentes do dia. Isso permite identificar as falhas e facilitar a resolução de problemas quando a movimentação financeira é grande.

Desse modo, o fechamento ocorre ao longo do expediente, nas trocas de turnos ou a cada conjunto de horas, por exemplo. Ao diminuir o espaço de tempo de verificação, a gestão se torna mais tranquila para possíveis correções, caso elas sejam necessárias.

Utilize a tecnologia de forma inteligente

O uso da tecnologia é um aliado para otimizar o tempo, já que o fechamento manual de caixa pode demorar muito, além de estar sujeito a mais erros. Portanto, uma maneira de aprimorar o trabalho é ter um sistema de gestão financeira atrelado a um programa virtual eficiente.

Depois, busque estratégias para alinhar internamente o fechamento de caixa da empresa. Uma delas é treinar os funcionários e ensiná-los a usar programas que facilitam o trabalho. Com isso, a atividade cotidiana será feita com mais precisão e produtividade.

Neste conteúdo, você percebeu que o fechamento de caixa é um recurso indispensável para a gestão empresarial e financeira. Agora que você já entende a importância dele, utilize as dicas para facilitar a implementação desse processo na rotina do negócio.

Gostou de aprender mais sobre como organizar seus lucros? Então compartilhe o conteúdo com outros empresários que também possam colocar as dicas em prática!