Uma gestão de contratos bem estruturada ajuda a empresa a evitar problemas com a falta de padronização contratual. Sem ela, é mais difícil controlar alterações que forem feitas para adequar o documento ao cliente ou fornecedor que o está assinando.
Portanto, é mais trabalhoso revisar os contratos — o que deve ser feito regularmente, certo? Além disso, o bom gerenciamento tem como benefício o maior controle sobre os prazos acordados, colaborando com o cumprimento das obrigações previstas.
Quer saber mais sobre como a gestão de contratos colabora para o crescimento da empresa e entender seu funcionamento! Continue a leitura do artigo!
O que é gestão de contratos?
A gestão de contratos é o acompanhamento desses documentos durante todo o seu ciclo de vida. Ou seja, trata-se da supervisão do processo, desde suas solicitações iniciais até a rescisão ou renovação contratual.
Uma gestão eficiente faz esse controle de forma organizada se utilizando de técnicas e procedimentos para manter as informações acessíveis e reduzir os custos para a organização. Além disso, ela colabora para evitar prejuízos, como aqueles decorrentes da perda de prazos.
Como esse gerenciamento funciona?
Para fazer a gestão de contratos, é preciso conhecer as necessidades da empresa, a fim de promover processos que as atendam. Em seguida, você deve estabelecer formas de padronizar o fluxo dos documentos, para que todos os setores sigam o que foi determinado.
Portanto, toda a equipe deve saber como funcionam os procedimentos para trabalhar com os contratos mais rapidamente e com menor incidência de erros. Um meio facilitar o gerenciamento de contratos é utilizar sistemas de assinaturas digitais, com arquivamento na nuvem.
Outro ponto que contribui para o desempenho operacional na gestão de contratos é a supervisão de todos os estágios da vida útil dos documentos. Saiba quais são eles!
Planejamento
A gestão de contratos se inicia na solicitação da sua elaboração. É nessa fase que se deve planejar seus objetivos, riscos, obrigações das partes, prazos e outros detalhes.
Primeira elaboração do documento
Após identificar o que precisa constar no documento, é hora de elaborar sua primeira versão. O ideal é contar com assessoria jurídica, para garantir que todas as exigências estejam dentro da lei e assegurar o equilíbrio contratual.
Negociação
Ao apresentar o contrato para a outra parte, pode haver solicitações de mudanças. Por exemplo, em relação ao prazo, anulação ou alteração de cláusulas.
Aprovação e assinatura
Quando as partes chegarem a um consenso sobre o contrato, elas o assinam, firmando o compromisso.
Revisões e aditivos
Mesmo depois de assinado, é possível que algum detalhe seja esquecido ou que haja mudanças durante a execução do objeto contratual. Dessa maneira, é necessário revisar o documento ou elaborar aditivos, para acompanhá-las.
Extinção
O encerramento do contrato se dá com o fim da execução do seu objeto, quando ele passa do prazo ou quando as partes perdem o interesse em manter a relação contratual. Nessa etapa, a administração empresarial deve verificar se as partes cumpriram o que acordaram.
Como a gestão de contratos maximiza os resultados da empresa?
A partir de cada estágio, a gestão de contratos acompanha de perto a vida útil de cada documento. Isso é importante para a otimização dos processos contratuais, garantindo mais agilidade na burocracia e possibilitando boas relações empresariais.
Além disso, o gerenciamento de contratos traz resultados que impactam diretamente o crescimento da empresa. Veja quais são eles!
Redução de prejuízos financeiros
Como você viu, o acompanhamento dos contratos mitiga riscos de inadimplência ou atrasos, que resultam em multas previstas nos documentos. Assim, ele promove a economia de recursos, os quais a empresa pode utilizar para investir em atividades mais relevantes.
Ademais, o acompanhamento de cada etapa dos contratos possibilita identificar oportunidades de redução de custos. Alguns exemplos são a renegociação de acordos existentes ou dos preços dos fornecedores.
Diminuição do risco de ações judiciais
Os contratos formalizam um acordo entre as partes, de modo que elas se obrigam juridicamente a cumpri-lo. Além das multas, o seu descumprimento pode levar a ações judiciais para ressarcimento de possíveis prejuízos à outra parte.
Como a gestão de contratos funciona a partir de cronogramas detalhados e do monitoramento constante de prazos, ela tende a evitar a perda de prazos. Desse modo, o gerenciamento reduz o risco de ações judiciais.
Segurança jurídica
Se a outra parte descumprir prazos, a sua empresa pode ser prejudicada. Também há riscos de se tornar inviável que o negócio cumpra o que foi acordado com terceiros, resultando em prejuízos financeiros e abalo na relação da sua organização com seus clientes.
Nesse caso, o gestor de contratos poderá identificar quando houve a perda de prazo, a fim de exigir o seu cumprimento de forma amigável. Caso isso não seja possível, se houver necessidade de ingressar com ação judicial, o documento comprovará o que foi acordado.
Aumento da produtividade
Como você viu, a elaboração de um contrato passa por etapas que incluem a negociação e mudanças de cláusulas. Isso pode demandar muito tempo da equipe e forçar a outra parte a esperar pelas alterações. Com uma boa gestão, é possível oficializar os contratos mais rapidamente.
Como resultado, a gestão de contratos reduz a burocracia e aumenta a produtividade porque cria um processo claro e definido para cada estágio do acordo. Isso acelera o tempo entre a criação e a assinatura, pois todos os setores envolvidos sabem o que deve ser feito em cada situação.
Manutenção da boa relação com fornecedores
A gestão de contratos simplifica os procedimentos, tornando-os mais ágeis. Dessa forma, os fornecedores não esperam muito tempo para estabelecer acordos com a empresa. Além disso, contratos elaboradores corretamente garantem transparência nas relações, evitando cláusulas que gerem dúvidas na interpretação.
Um gerenciamento eficaz também possibilita a solução de problemas de forma mais eficiente, por exemplo, a partir de aditivos contratuais. Por esses motivos, a empresa consegue construir relacionamentos de longo prazo com seus fornecedores, pautados na confiança e cooperação.
Neste artigo, você viu a importância da gestão de contratos para maximizar o crescimento empresarial. Ao implementá-la, a empresa terá mais eficiência nas transações com os parceiros comerciais.
Este conteúdo ajudou você a conhecer melhorias para implementar na sua gestão de contratos? Deixe o seu comentário, queremos saber a sua opinião sobre o tema!
