Para que um projeto seja bem-sucedido e encante quem o contrata, é fundamental elaborar um bom planejamento. Nesse sentido, o kick off meeting pode ser uma estratégia eficaz para alinhar as expectativas dos clientes com os objetivos da companhia.

Por meio dele, há chances de apresentar e alinhar os detalhes de um projeto com todos os envolvidos, ajudando a engajar as pessoas, vender a ideia e responder eventuais dúvidas. Antes de fazer essa reunião, é essencial saber como conduzi-la de forma eficaz.

Neste post, você conhecerá o conceito de kick off meeting e 6 passos para realizar esse processo na empresa.

Acompanhe a leitura!

O que é kick off meeting?

O kick off meeting consiste em uma expressão em inglês que significa “reunião de pontapé inicial”, em tradução livre. A origem vem do futebol americano, quando o jogador dá o primeiro toque na bola no começo de uma partida.

No mundo dos negócios, essa estratégia é usada para dar início na condução de um projeto. Assim, ela é realizada para reunir todas as partes interessadas, definir o objetivo do projeto, estabelecer metas e compartilhar informações relevantes.

Como esse encontro funciona?

Como você viu, o kick off meeting é uma reunião crucial para estabelecer as bases para o sucesso do projeto, alinhando todas as partes. Quanto ao funcionamento, esse tipo de encontro ocorre após o planejamento, sendo necessário prever cada etapa do processo.

Também é comum haver a presença de um responsável que conduzirá o andamento de cada tópico da conversa. Logo, é recomendado contar com um documento que apresente as características do projeto, de modo que todos acompanhem a discussão da reunião.

Ademais, o líder deve apresentar as principais metas, mostrando o que se deseja alcançar e auxiliando a estabelecer um senso de propósito e direção. Logo, o principal objetivo do kick off meeting é validar ideias, prazos e objetivos.

Com ele, os colaboradores passam a entender o que deve ser feito, como o projeto será executado e qual é a data de entrega.

Quais são os 6 passos para conduzir um kick off meeting?

Agora que você já sabe o que é kick off meeting e como ele funciona nas empresas, chegou o momento de conhecer o passo a passo para conduzir esse processo de maneira eficaz. 

Veja algumas dicas práticas!

1. Defina o objetivo da reunião

O primeiro passo para conduzir um kick off meeting é definir os principais objetivos dessa reunião. Na prática, para que um projeto seja bem-sucedido, ele deve ter todos os detalhes claros e estruturados.

Você deve formular o objetivo de maneira clara e específica, considerando também as expectativas e necessidades das partes envolvidas no projeto. A ideia deve ser relevante para elas e contribuir para o sucesso da proposta como um todo.

2. Apresente a equipe

Apresentar o time que realizará o projeto é fundamental nessa reunião, pois a medida ajuda a estabelecer conexões entre os participantes, a criar um ambiente de colaboração e a conquistar a confiança do cliente. Assim, antes de realizar o kick off meeting, obtenha informações sobre cada membro.

Alguns dados incluem cargo, nome, experiência, responsabilidade no projeto e outras questões relevantes. De modo geral, a apresentação da equipe deve ocorrer no início da reunião, antes de apresentar os detalhes do projeto.

Aqui, vale começar com a pessoa que conduzirá o kick off meeting, seguindo com os outros membros. O objetivo é incluir todos os nomes relevantes e que desempenharão um papel significativo no projeto.

3. Apresente o escopo do projeto

O próximo passo para conduzir um kick off meeting eficaz é apresentar o escopo do projeto. Essa etapa ajuda a estabelecer as bases para o entendimento comum de todas as partes envolvidas. Para tanto, faça um breve resumo com informações como:

• objetivos da proposta;
• resultados esperados;
• orçamento disponível;
• recursos necessários para a sua condução.

Depois, apresente todos os detalhes do projeto aos participantes, assim como as restrições, as premissas, os riscos e outras informações para definir o que será realizado.

4. Defina expectativas e responsabilidades

Após apresentar o escopo do projeto, chegou o momento de definir as expectativas e responsabilidades. Esse passo serve para que todas as partes envolvidas conheçam as suas funções e o que é esperado ao longo do tempo.

Desse modo, você deve descrever com clareza quais são as responsabilidades de cada pessoa, incluindo tarefas, prazos e metas. Também é preciso esclarecer como a comunicação ocorrerá durante o projeto, apresentando os canais, a frequência de relatórios e quais informações devem ser comunicadas.

5. Estabeleça métricas de sucesso

Estabelecer métricas de sucesso durante a reunião é essencial para medir o progresso e a eficácia do projeto ao longo do tempo. Logo, tente trabalhar com a equipe para identificar objetivos específicos e mensuráveis que sejam relevantes.

Essas metas podem estar relacionadas com prazos, orçamento, qualidade, satisfação do cliente, entre outras. Além disso, para cada objetivo, estabeleça indicadores de desempenho que serão utilizados para medir o progresso.

Ao longo do projeto, é possível solicitar aos membros da equipe para produzir um relatório sobre os dados usados para medir os indicadores de desempenho. 

6. Encerre e defina os próximos passos

Ao final do kick off meeting, o gestor deve esclarecer todos os questionamentos do projeto, confirmando que os objetivos foram entendidos pelos participantes. Isso é necessário porque, após essa reunião, o ideal é que todos exerçam as suas funções.

Também é necessário definir os próximos passos. Você pode abordar sobre as atividades mais urgentes e quais são os eventos planejados. Após isso, agradeça a todos os participantes e encerre a reunião de maneira positiva e confiante, expressando entusiasmo pelo projeto.

Neste conteúdo, você conheceu 6 passos para conduzir um kick off meeting eficaz. Lembre-se de que esse tipo de reunião é uma das etapas iniciais de um projeto, impactando em todas as rotinas da iniciativa. Portanto, não deixe de realizá-la e de abordar os objetivos que devem ser alcançados.

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