Independentemente da atividade que sua empresa exerça, é essencial organizar os procedimentos e saber como distribuir as funções entre os seus funcionários. Além disso, cada integrante da equipe precisa ter clareza em relação às suas responsabilidades para que os processos fluam.
Conhecer e aplicar o conceito de matriz de responsabilidade pode trazer diversos benefícios aos gestores de equipes. Afinal, essa metodologia auxilia as tomadas de decisão que envolvem as tarefas cotidianas, podendo otimizar os processos internos do empreendimento.
Quer saber como executar a matriz de responsabilidade na sua gestão de equipes? Continue a leitura deste conteúdo!
O que é uma matriz de responsabilidade?
A matriz de responsabilidade, também conhecida como matriz RACI, é uma ferramenta de gerenciamento de projetos e processos. Seu propósito é auxiliar o gestor de uma empresa ou setor a atribuir determinadas funções para o seu time.
Um dos pontos desse método é que ele utiliza tabelas ou planilhas para expor, com clareza, essas atribuições. A matriz também visa melhorar o fluxo de trabalho de um negócio, assegurando que todas as partes envolvidas em um objetivo comum se comuniquem e compreendam os processos na totalidade.
Dessa forma, os funcionários terão acesso a informações que podem agilizar etapas e evitar eventuais falhas. É possível aplicar a matriz RACI em diversas atividades internas da empresa, utilizando-a em setores como, marketing, produção, financeiro e vendas.
Logo, essa ferramenta é uma das possibilidades mais versáteis disponíveis para os empreendedores, gestores e lideranças que buscam otimizar a gestão das suas equipes.
Qual o significado da sigla RACI?
Agora que você entendeu o que é a matriz RACI, é o momento de saber qual é o significado dessa sigla. Isso porque cada elemento dela está relacionado a uma das quatro principais funções que devem ser exercidas para a execução eficiente das etapas de um projeto.
A seguir, conheça o significado da sigla RACI e aprenda a importância dos quatro fundamentos que ela apresenta!
Responsável (responsible)
A primeira letra da sigla representa a palavra “responsável”, referindo-se ao encarregado por realizar determinada tarefa. Caso exista mais de uma pessoa com a responsabilidade de executar uma função específica, é recomendado escolher um deles como representante.
Aprovador (accountable)
O aprovador é a figura de autoridade da empresa, que atua como o líder da equipe. Por exemplo, o gerente, coordenador ou diretor de um projeto. Ao ficar responsável por aprovar ou não tarefas realizadas pelos integrantes do time, ele busca garantir a qualidade das entregas.
Consultado ou consultor (consultant)
Outra figura necessária para o andamento de um projeto é o consultor. A pessoa que ficará com esse papel deve possuir conhecimento técnico sobre as atividades exercidas pela empresa. Afinal, sua função é auxiliar os responsáveis, trazendo informações relevantes, dando dicas e esclarecendo dúvidas sobre os processos.
Informado (informed)
Por fim, o informado também desempenha uma função indispensável no gerenciamento de projetos. Isso porque ele é o encarregado por compreender o panorama de todos os processos da empresa.
Ao ter ciência do progresso de cada etapa realizada, esse profissional passa as informações aos líderes, que poderão analisar se o modelo de gestão utilizado está sendo eficiente ou se precisará de ajustes.
Como aplicar a matriz de responsabilidade na gestão de equipes?
Após descobrir o significado da sigla RACI, você deve aprender o passo a passo para aplicar esse método ao realizar a gestão de equipe do seu negócio. Inserir a matriz de responsabilidade não é uma missão complexa, mas exige que o responsável execute uma série de tarefas para obter os resultados esperados.
Confira o passo a passo para implementar a matriz RACI na gestão de processos da sua empresa!
Defina o objetivo e as metas do projeto
A primeira etapa para a elaborar a matriz de responsabilidade é ter os objetivos e metas do projeto bem definidos. Será a partir dessas informações que você pensará quais são os métodos, tarefas e funções adequadas para alcançar os propósitos estabelecidos.
Vale destacar que é preciso tomar cuidado para não confundir objetivos com metas. Enquanto os objetivos se relacionam com o propósito final de um projeto, as metas são as realizações de pequenas etapas que, em conjunto, levam a esse objetivo maior.
Mapeie as atividades a serem executadas
Uma vez estabelecidos seus objetivos e metas, é o momento de analisar quais tarefas precisam ser executadas para que o propósito seja alcançado. Desse modo, o gestor responsável por implementar a matriz RACI deve pensar em todas as atividades exercidas, evitando lacunas nos processos.
