No dicionário, a palavra retrabalho é traduzida como tornar a trabalhar, aperfeiçoar um trabalho. Já no mundo corporativo, o retrabalho pode ser sinônimo de prejuízo, baixa produtividade, conflitos internos e perda de clientes para a concorrência.

Esse mal tem afetado sua equipe? Você percebe que os resultados estão sendo prejudicados, pois os projetos dificilmente são aprovados de primeira? Este post explica melhor o que é o retrabalho, seus impactos negativos nas empresas e traz dicas valiosas sobre como evitar o problema.

Acompanhe!

O que é o retrabalho?

O retrabalho nada mais é que ter a necessidade de executar novamente uma tarefa já concluída.

Existem diversos motivos que impulsionam o retrabalho. Mas no geral, ele é fruto dos erros de execução ou da insatisfação de quem avalia e aprova o processo.

As causas mais comuns envolvem:

• equipe desmotivada;
• falta de planejamento;
• ruídos na comunicação.

Por que ele prejudica a empresa?

Nem sempre o retrabalho é fruto da má execução do projeto. Entretanto, tanto a empresa quanto as equipes são prejudicadas.

Conheça os principais problemas gerados pelo retrabalho:

Aumento das horas extras

Todo projeto tem um prazo para a sua conclusão e entrega. Ao ser finalizado, ele abre espaço para que a equipe trabalhe em novas atividades.

No entanto, quando o serviço não agrada, é como se a equipe desse um passo para trás. Seja recomeçando o trabalho do início, seja apenas ajeitando alguns detalhes, a equipe terá que trabalhar em dobro para suprir as expectativas. Principalmente se já tiver dado início a um novo projeto.

As horas extras podem desequilibrar a sequência de produções, minar a produtividade do time e desequilibrar o financeiro da empresa, que deve arcar com os custos do trabalho.

Clima organizacional prejudicado

O desconforto gerado pelo retrabalho pode abalar as relações interpessoais e evidenciar possíveis crises, especialmente se já existir um problema entre os profissionais.

As devolutivas do responsável pela aprovação do projeto pode ser o estopim para discussões, abalando o clima organizacional. Em alguns casos, pode envolver outros setores da empresa, que terão que atuar no gerenciamento da crise e mediar o conflito.

Desgaste na relação com o cliente

Se o projeto foi feito para um cliente externo e o mesmo solicita um reajuste, o processo pode criar um atrito na relação com a equipe. O problema pode ser ainda maior dependendo a linguagem utilizada ou a sequência de ajustes solicitados.

Outra possibilidade é a do cliente solicitar mais de uma correção e acabar aprovando o projeto mesmo sem estar totalmente satisfeito. Inclusive, esse tipo de problema pode fazer com que ele busque por uma empresa concorrente.

Aumento dos custos

Evitar o retrabalho é fundamental para manter um bom clima organizacional e preservar a relação com os clientes. Mas, mais do que isso, ele é fundamental para respeitar as projeções de custo. Afinal, todo projeto, antes de ser executado, conta com um orçamento.

Esse cálculo considera os gastos do negócio — em tempo e dinheiro — para fornecer um preço justo ao cliente. Quando a conclusão de um projeto ultrapassa essas expectativas, pode gerar prejuízos.

Como evitar o retrabalho?

Para que os projetos da sua empresa sejam protegidos de um possível retrabalho, separamos algumas dicas que lhe ajudarão a evitar essa situação. Vamos lá!

Faça um bom planejamento

Processos bem planejados têm chances maiores de ser um sucesso. As primeiras conversas, que dão início ao planejamento, são fundamentais para reunir o máximo de informações possíveis sobre as necessidades do cliente.

É muito importante que essa etapa inicial seja feita com calma e que todas as conversas sejam documentadas. Também é fundamental que o cliente apresente referências do que deseja, ilustrando suas expectativas da forma mais transparente o possível.

Divida o projeto por fases

Na hora de planejar é necessário estabelecer as fases do projeto e seus prazos. É importante que toda a equipe participe da composição do calendário, para que as metas estabelecidas sejam acessíveis a todos os profissionais envolvidos.

Sabemos que muitas empresas levam a máxima “tempo é dinheiro” ao pé da letra. Entretanto, acelerar o processo pode interferir na qualidade.

Portanto, seja realista na hora de estabelecer o deadline.

Estabeleça regras

A pessoa que solicitou o projeto deve estar ciente sobre o processo de produção e os prazos. Mais do que isso, é necessário estabelecer regras sobre pedidos de alteração ou novas solicitações.

Quando a pessoa entende como funciona, o que é possível alterar em cada fase ou até que ponto a ideia inicial pode ser revista, as chances de se frustrar com o resultado é menor.

Limite à quantidade de pedidos de alteração e os prazos para que isso seja feito. Se necessário, estabeleça um custo adicional para realizar as modificações que fugirem ao combinado.

Adote ferramentas tecnológicas

É possível adotar ferramentas tecnológicas de gestão para que o cliente e a própria equipe acompanhem a evolução do processo. Programas como o Trello permitem que cada profissional repasse o trabalho para o colega responsável pela próxima fase, registrando a data e o horário em que finalizou a sua parte.

Também é possível adotar metodologias para atingir esse objetivo — como a SCRUM, criada para otimizar os processos de criação. Vale a pena conferir o que é o método SCRUM e como pode ajudar a sua empresa.

Facilite a comunicação

A comunicação é um dos segredos para evitar o retrabalho e garantir a satisfação do cliente na entrega do projeto.

Ter clareza em todos os processos listados anteriormente, manter o contato direto com o cliente e investir no customer success são formas de prevenir o problema. O diálogo franco e transparente permite que qualquer desencontro de informações seja detectado precocemente, minimizando as chances de qualquer falha na execução.

Considere também a manutenção de um bom dialogo com a equipe. As políticas de feedback contribuem para que a empresa possa medir a satisfação dos profissionais.

Um time desmotivado ou a falta de um bom clima organizacional podem afetar a qualidade do projeto. Portanto, trate o cliente interno com a mesma importância do externo.

E você, o que tem feito para reduzir o retrabalho na sua empresa? Deixe seu comentário!

Quer continuar seu aprendizado? Aproveite para aprender como fazer uma boa gestão de projetos.