Você sabe quem são seus principais clientes? Sabe quais colaboradores são mais produtivos? Tem uma ideia de quais dos seus processos não estão trazendo resultados?

Para responder a essas e outras perguntas, empresas podem utilizar um recurso gráfico que não apenas mostra causas, perdas ou os pontos mais positivos das mais diversas áreas do seu negócio, como também apresenta as perdas que devem ser eliminadas.

Esse recurso é conhecido como Diagrama de Pareto, e é sobre ele que explicaremos neste artigo.

O que é diagrama de Pareto?

O diagrama de Pareto é uma ferramenta muito utilizada para controle de processos empresariais para ajudar a identificar os defeitos, reclamações ou qualquer outro fator mais frequente que uma empresa possa categorizar.

Trata-se basicamente de um gráfico de barras mostrando quanto cada causa contribui para um resultado ou efeito, sendo que:

• O comprimento de cada barra representa o “custo” (em tempo, número ou dinheiro) de cada causa;
• As barras são organizadas do maior para o menor para enfatizar visualmente as causas mais significativas ou principais.

Seu nome vem de Vilfredo Pareto, o criador do princípio 80/20, também conhecido por regra ou lei 80/20. De acordo com ele, 80% dos efeitos de muitos eventos são provenientes de 20% das causas.

Essa regra passou a ser utilizada amplamente em vários setores. Por exemplo, seguindo a relação de Pareto, 80% dos resultados dependem de 20% do esforço. Isso significa que para sermos eficientes e produtivos, devemos saber dirigir nossa atenção para as atividades certas.

Outras relações bem comuns no mundo das empresas são:

• 20% dos clientes são responsáveis por 80% dos lucros da empresa;
• 20% dos produtos representam 80% das vendas;
• 20% dos esforços de desenvolvimento de softwares são responsáveis por 80% das funcionalidades do programa.
• 20% dos esforços de marketing geram 80% dos resultados.

Falando agora exclusivamente sobre o diagrama de Pareto em termos de qualidade de processos, 80% das perdas são provenientes de 20% das causas.

Na prática, o diagrama é apenas um gráfico de barras que organiza as barras (contagens) da maior para a menor, da esquerda para a direita. As categorias ou fatores simbolizados pelas barras maiores à esquerda são mais importantes que as da direita.

Ao colocar as barras na ordem decrescente, o diagrama de Pareto ajuda a visualizar quais fatores compreendem os 20% mais críticos e aqueles que não precisam de tanta atenção.

Por que utilizar o diagrama de Pareto?

Justamente por dispor as informações de forma visual e em ordem (organizado em forma descendente) é que a ferramenta ajuda gestores a identificarem os fatores mais significantes. Dessa maneira,  o diagrama também é útil para priorizar os problemas a serem resolvidos pela ordem de importância.

Outro motivo de utilização do diagrama de Pareto está no fato de que ele mostra onde os esforços da equipe devem ser focados. Isso é especialmente importante para startups que possuem equipes enxutas, pois permite o melhor uso dos recursos limitados.

A resolução de conflitos também encontra no diagrama um aliado, principalmente quando um projeto envolve muitas áreas e pessoas de funções diferentes. Somado a tudo isso, a simplicidade do diagrama de Pareto o faz uma ferramenta valiosa para tomar decisões.

Como criar o diagrama de Pareto?

Criar um diagrama de Pareto não é difícil e não há necessidade de um software especial. Você pode montar o seu no próprio Excel.

Tudo começa com a coleta de dados. Por exemplo, uma empresa de software SaaS pode coletar o número de clientes que cancelaram a assinatura, a quantidade de reclamações por algum erro na utilização no programa, o tempo que um cliente leva para ter seu problema resolvido junto ao suporte etc.

Para exemplificar, vamos pegar como problema o número de clientes que cancelam a assinatura. Ao aplicar o diagrama de Pareto percebe-se que a maioria dos cancelamentos ocorre porque a equipe de suporte não é rápida em ajudar clientes, os menus não estão intuitivos, as funcionalidades não são completas e o software não é fácil de usar.

Para fazer o diagrama de Pareto no Excel, separe cada uma dessas informação em colunas:

• Na primeira coluna elenque a razão dos problemas;
• Na segunda coluna liste a frequência que cada um ocorre.

No próprio Excel tem uma função para fazer o gráfico para análise do diagrama.

Como tirar proveito do diagrama de Pareto?

Pelo diagrama de Pareto, aplicando a regra 80/20 você consegue obter duas informações: o que está bom e o que precisa melhorar ou mudar.

No primeiro caso, ao focar no que está bom e não precisa ser priorizado no momento, você pode criar um plano de ação para tornar os resultados ainda melhores. Pegue, por exemplo, os melhores clientes que correspondem a 80% das vendas e pense em estratégias e ações para que eles se sintam especiais.

Além disso, converse com eles e veja qual é o motivo de continuarem confiando na sua empresa. Essa informação será de muita utilidade para que você consiga criar ações para atrair o cliente ideal.

Já com relação ao que precisa ser melhorado, analise 80% dos seus clientes e verifique o motivo de eles não comprarem mais ou de utilizarem menos serviços. O que sua empresa é capaz de fazer para que eles usem mais dos serviços ou comprem mais?

O exemplo dado foi com relação aos clientes, mas você pode adotar o diagrama de Pareto nos mais variados processos. Nesse caso, pense sempre que “80% das falhas nos processos originam-se de 20% das tarefas”. Quais são essas tarefas críticas? Para descobrir, uma sugestão é realizar o mapeamento de processos.

A tarefa fica mais fácil caso esses processos estejam automatizados. Para saber mais, este artigo poderá interessar: 6 dicas para automatizar processos na sua empresa.