Muitos líderes e gestores buscam formas de deixar os fluxos de trabalhos mais fluidos e eficientes. Afinal, são muitas as atividades desempenhadas pelas empresas, independentemente do porte do negócio. Nesse sentido, é interessante aprender o que é Kanban.

Essa metodologia se baseia em recursos visuais e ajuda a organizar os processos e torná-los mais eficientes. Assim, a organização tem a possibilidade de atingir uma alta performance e obter melhores resultados.

Quer saber mais sobre esse método? Continue a leitura para conferir o que é o método Kanban e descubra como implementá-lo em seu negócio!

O que é o método Kanban?

Organizar os fluxos de trabalho em uma empresa nem sempre é uma tarefa fácil. Para ajudar, existem diversas ferramentas que permitem organizar as rotinas e manter todos os profissionais em sintonia.

Entre elas, destaca-se o método Kanban. Ele foi desenvolvido no ano de 1960 pela empresa japonesa Toyota com o objetivo de nortear a gestão de tarefas. Por meio desse recurso, os trabalhadores conseguem acompanhar os trabalhos de forma visual por meio de quadros e cartões coloridos.

Por muito tempo, essa prática contava com papéis e post-its no momento de manter a organização das informações. Contudo, atualmente existem diversos softwares desenvolvidos com essa estrutura, modernizando a gestão corporativa.

Nesse modelo de gestão, os processos são divididos em etapas. Quando uma delas é finalizada, os cartões são reorganizados para atualizar o quadro. Desse modo, cada profissional pode acompanhar todo o fluxo e se orientar sobre o andamento das tarefas, a fim de desempenhar a própria função.

Vale destacar que o sistema Kanban é frequentemente relacionado a procedimentos produtivos e à gestão de estoque. No entanto, o seu uso é mais abrangente. Diferentes setores de um negócio podem nortear suas atuações por meio do método Kanban.

Afinal, quando toda a equipe tem um direcionamento sobre o fluxo de trabalho, ele acontece de maneira mais fluida, otimizando o desempenho.

Como funciona essa metodologia?

Até aqui, você entendeu o que é o método Kanban. Agora, vale a pena aprender como ele funciona na prática. A metodologia também é conhecida como gestão visual. Isso porque os processos ficarão dispostos em um quadro com cartões coloridos (sejam eles impressos ou digitais).

O quadro fica organizado por meio de colunas, sendo que cada uma delas simboliza uma etapa do fluxo. A quantidade varia conforme os trabalhos necessários para a conclusão do ciclo todo. Entretanto, é comum estabelecer ao menos três colunas, organizadas do seguinte modo:

• primeira coluna: tarefas ainda não iniciadas;
• segunda coluna: tarefas em execução;
• terceira coluna: tarefas finalizadas.

As etapas a serem desempenhadas e os responsáveis ficarão descritos em quadros em cada uma dessas colunas. Também é possível utilizar as cores nesses campos com o intuito de representar a importância do trabalho, bem como a fase em que se encontra.

Exemplo prático

Para compreender melhor o funcionamento, considere a rotina de um e-commerce. Imagine que as tarefas definidas são: conferir as vendas, checar os pagamentos, separar os produtos no estoque, faturar os pedidos e realizar o envio.

No começo do dia, todas as atividades estão na primeira coluna (a executar). Porém, cada tarefa deve ser feita observando uma ordem específica. Por exemplo, o envio dos produtos não será feito antes de checar os pagamentos.

Então, ao longo do dia, o quadro pode ficar assim:

• a realizar: envio dos produtos;
• em execução: faturamento dos pedidos;
• concluídas: conferências das vendas e checagem de pagamentos.

É válido mencionar que o método Kanban demanda acompanhamento contínuo. Ao realizar um controle diário das etapas, o intuito é que no fim do expediente todas as atividades planejadas estejam concluídas seguindo os prazos estabelecidos pela empresa.

Quais são as regras do sistema Kanban?

Para que o método Kanban funcione adequadamente, existem diretrizes que precisam ser seguidas. No livro “Sistema Toyota de Produção”, o autor Yasuhiro Monden menciona 5 regras essenciais para um bom desempenho.

A primeira delas diz que uma etapa precisa receber da fase anterior todos os recursos necessários para sua execução. Retomando o exemplo do e-commerce, os responsáveis pelo despacho das mercadorias precisam receber todos os itens e documentos seguindo o faturamento.

A segunda diretriz segue um raciocínio parecido. Ela define que um processo precisa oferecer ao próximo todos os elementos solicitados. Ao conferir a venda de um produto, as informações sobre os valores devem ser repassadas aos profissionais que conferirão os recebimentos.

Já a terceira regra tem o intuito de evitar que um problema percebido em uma etapa seja repassado às seguintes. Desse modo, quando um produto (ou tarefa) apresenta um defeito, ele precisa ser resolvido em vez de ser direcionado à fase posterior.

O quarto direcionamento proposto por Yasuhiro está ligado ao próprio sistema de gestão. A recomendação é que o número de Kanbans seja o menor possível. Afinal, muitos quadros distintos podem confundir os funcionários e criar gargalos nos procedimentos.

Por fim, a quinta regra estabelece que a utilização do Kanban tem o intuito de adequar as flutuações das demandas. Desse modo, é possível alcançar uma sincronia na linha de produção.

Como adotar o método Kanban na empresa?

Além de saber o que é Kanban e como funciona, é fundamental conhecer boas práticas ao implementar essa metodologia de gestão de trabalho. O intuito é melhorar o fluxo da organização, deixando os processos cada vez mais ágeis e eficientes.

Se a intenção é implementar o Kanban na sua empresa, a recomendação é fazer isso de forma gradual. Isso porque as mudanças demandam um prazo para adaptação dos profissionais. Quando a transformação é brusca, pode haver resistência e maiores dificuldades na equipe, além de mais erros no processo.

Outro ponto importante ao adotar o Kanban é avaliar quais são os processos que utilizarão a metodologia. Ao identificá-los, crie uma lista com todas as etapas e estruture o quadro. Também é interessante criar o cronograma, conforme a prioridade e os prazos de conclusão.

Ao implementar o método, não se esqueça de acompanhar os resultados. Afinal, essa mensuração é essencial no momento de reconhecer gargalos e pontos que podem ser otimizados. Dessa forma, é possível manter um aprimoramento contínuo do fluxo de trabalho, gerando melhores resultados ao negócio.

Como você viu, compreender o que é Kanban ajudará líderes e gestores a aumentar o desempenho de empreendimentos de diferentes portes e segmentos. Para alcançar esse resultado, a implementação precisa ser bem estruturada e contar com a colaboração da equipe.

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