Em períodos de adversidades nas empresas, adotar um plano de continuidade de negócios é indispensável. Com essa estratégia, é possível evitar que a corporação sofra impactos negativos diante de situações inesperadas.

Tenha em mente que, para contornar crises, é preciso que tanto a gestão quanto as equipes identifiquem os problemas que podem afetar o negócio e executem o planejamento para mitigá-los. Por essa razão, vale a pena conhecer a importância do plano de continuidade e como elaborá-lo.

Quer saber mais sobre o assunto? Então acompanhe a leitura e saiba como estruturar um plano de continuidade de negócios!

O que é plano de continuidade de negócios?

Um plano de continuidade de negócios (PCN) é um conjunto estruturado de diretrizes e procedimentos para momentos de crise. Ele garante que uma empresa possa manter as suas operações e minimizar danos em caso de interrupções inesperadas. 

Assim, diante de problemas, como ataques cibernéticos ou falhas em sistemas, a organização manterá o funcionamento e reduzirá o impacto desses incidentes. Para entender melhor, imagine que uma corporação sofra um ataque de hackers que comprometa os seus dados.

Nesse caso, o PCN faz com que ela mantenha as operações básicas enquanto resolve a situação. A empresa pode dar continuidade às atividades por meio de processos alternativos e com a recuperação rápida dos sistemas, por exemplo.

Qual é a importância do plano de continuidade de negócios para a empresa?

Agora que você já conhece o conceito de plano de continuidade de negócios, é mais fácil entender a sua importância para as empresas. Confira os principais pontos positivos, a seguir!

Ajuda a identificar processos críticos

O PCN ajuda a identificar quais atividades são fundamentais para a operação da empresa. Dessa forma, é possível priorizar a proteção e recuperação desses processos em situações de crise, garantindo que o núcleo do negócio continue funcionando. 

Permite clareza sobre o impacto das interrupções

Com um PCN, a companhia compreende melhor como diferentes tipos de interrupções afetam as suas operações. Nesse sentido, o negócio pode ter uma resposta mais rápida e eficaz, minimizando confusões e incertezas durante uma crise. 

Avalia riscos e ameaças

O plano também fornece uma análise dos riscos e ameaças à empresa. Ao conhecê-los, o gestor pode tomar medidas preventivas para reduzir a exposição e proteger os seus ativos empresariais.

Como montar um plano de continuidade de negócios?

Para perceber as vantagens do plano de continuidade de negócios, na prática, é importante saber montá-lo na empresa. Confira as principais dicas para adotar na corporação!

Defina os objetivos do plano

A primeira etapa para criar um PCN é definir os objetivos que ele deve alcançar. Para isso, é necessário identificar os possíveis eventos que podem afetar o negócio e estabelecer metas específicas para lidar com eles. 

Avalie todos os setores da empresa, incluindo recursos humanos, operações e contabilidade, para determinar quais riscos podem interromper as atividades. Considere cenários como desastres naturais, falhas tecnológicas e ataques cibernéticos. 

Depois, defina os propósitos do PCN. Alguns exemplos são a minimização do tempo de inatividade, proteção de dados e garantia da continuidade dos serviços. Esses objetivos devem ser claros e comunicados a toda a equipe.

Faça uma análise de impacto

Para que um plano de continuidade de negócios seja eficaz, você deve realizar uma análise de impacto comercial. Esse processo ajuda a identificar as potenciais ameaças e avaliar como elas podem afetar a empresa, o que possibilita uma preparação mais detalhada e eficiente. 

Após determinar os objetivos, analise como cada ameaça pode impactar as diferentes áreas do negócio. Você deve determinar o grau de severidade de cada risco e o tempo estimado para a recuperação dos setores.

Desse modo, é possível priorizar as áreas que necessitam de maior atenção e recursos no caso de uma interrupção. Por consequência, a empresa estará mais preparada para enfrentar situações de crise, minimizando os riscos e garantindo a continuidade das operações.

Crie uma equipe de emergência

Depois de realizar a análise de impacto, é o momento de formar uma equipe de emergência. Ela deve ser composta por profissionais que terão responsabilidades específicas tanto no desenvolvimento do plano quanto na execução das ações necessárias durante uma crise. 

Procure escolher membros de diversos setores da empresa para garantir uma abordagem mais abrangente. Esses profissionais precisam ter um conhecimento amplo de suas áreas e ser capazes de tomar decisões rápidas. 

Após isso, treine a equipe regularmente em procedimentos de resposta a emergências e mantenha uma comunicação clara sobre as suas funções e responsabilidades. Dessa maneira, você garante que a companhia possa responder de forma coordenada e eficiente a qualquer interrupção. 

Determine ações para todos os cenários

Outro passo importante é determinar ações específicas que devem ser realizadas para minimizar os impactos da crise. Estabeleça um cronograma para a execução dessas medidas, incluindo o período necessário para a recuperação de cada setor afetado. 

Liste também as ferramentas e recursos que deverão ser contratados ou ativados, como softwares de backup, serviços de recuperação de dados ou suporte técnico especializado. Com isso, quando um cenário adverso ocorrer, você terá um guia detalhado dos próximos passos e saberá quem contatar. 

Isso agiliza a resposta e ajuda a contornar o problema de forma rápida. Além disso, garanta que todos os colaboradores conheçam os seus papéis no plano de contingência e estejam capacitados para executá-lo. 

Revise o plano e faça ajustes

Após elaborar o PCN, é preciso revisá-lo e ajustá-lo para corrigir quaisquer erros e garantir a sua eficácia. Durante a revisão, preste atenção a alguns fatores importantes. 

Um deles se refere à política de emergência, que define um plano de procedimentos e responsabilidades em caso de crise. Avalie os possíveis impactos nos colaboradores e consumidores, garantindo que o plano proteja todos os envolvidos e minimize interrupções. 

A comunicação interna e externa também deve ser revisada para garantir que todos os canais de comunicação estejam disponíveis. Então analise todos os níveis de risco que ameaçam a empresa e ajuste o plano conforme necessário para abordar novas ameaças ou mudanças no ambiente de negócio. 

Neste conteúdo, você entendeu como montar um plano de continuidade de negócios. Como você viu, o seu objetivo é criar padrões para que as corporações consigam operar diante de incidentes. Portanto, não deixe de elaborá-lo na empresa para perceber todos os benefícios.

Gostou do post e quer aprofundar o seu conhecimento? Então saiba o que é gerenciamento de crise e como criar um plano para sua empresa!