Fazer uma boa gestão de projetos pode ser um dos maiores desafios em um ambiente corporativo. No entanto, o gerenciamento de projetos não é uma tarefa simples, pois requer muito planejamento, organização e comprometimento da equipe.

Dentre os benefícios, podem ser citados alguns como: agilidade na tomada de decisões, organização do tempo e rotinas gerenciais e maior facilidade na resolução de problemas. Além disso, as boas práticas de gerenciamento de projetos otimizam o trabalho da equipe e ajudam o administrador a ter uma visão mais clara do negócio.

Quer aprender a utilizar bem o tempo de sua equipe e deixá-la motivada? Então acompanhe a leitura do artigo, confira 8 dicas de gestão de projetos e melhore a perfomance de sua empresa!

O conceito de gestão de projetos

Antes de acompanhar as dicas, é importante compreender o que é um projeto e o conceito de gestão de projetos.

De maneira simples, um projeto é algo temporário elaborado com o fim de criar um produto, serviço ou chegar a algum resultado em um período determinado. Os projetos têm sempre início e fim definidos, são únicos, possuem limites e objetivos claros.

Por outro lado, gestão de projetos pode ser definido como a junção de técnicas, habilidades, ferramentas e conhecimentos que deverão ser utilizados para planejar e executar um projeto.

Enquanto o projeto é o objeto em si, a gestão é a execução e o controle do mesmo e tem como principal objetivo garantir que ele seja finalizado dentro do planejamento e dos recursos estimados.

8 Dicas para fazer uma gestão de projetos de qualidade

Saber como fazer uma boa gestão de projetos é essencial para que tudo saia conforme o planejado ou, pelo menos, muito próximo do resultado esperado. E as vantagens da gestão de projetos são inúmeras, como a otimização do trabalho da sua equipe e menos tempo perdido, por exemplo.

Veja agora as 8 dicas para fazer a gestão de forma eficiente:

1. Escolha um líder ou gestor do projeto

Escolher uma liderança que ficará a cargo para gerenciar as atividades do projeto deve ser o primeiro passo. Esse líder será responsável por:

• montar o cronograma;
• planejar e administrar os custos do projeto;
• estabelecer as tarefas de cada integrante da equipe;
• estabelecer os prazos de início e encerramento das tarefas;
• deixar a equipe sempre motivada, etc.

Por isso, escolha uma pessoa que saiba mediar problemas, conversar e que seja muito organizada.

2. Estabeleça um cronograma

O líder da equipe deverá montar um cronograma de preferência com a equipe toda reunida. Nesse momento, é essencial detalhar tudo sobre o projeto, explicitando o que será feito, como as atividades serão realizadas, como deve ser o resultado final, quem serão os encarregados, quem fará cada atividade, e assim por diante.

Esse planejamento serve para guiar a equipe e evitar que alguém saia dos objetivos e se perca dentre as tarefas que devem ser feitas. Dessa forma, os trabalhos e o tempo serão otimizados.

Lembre-se que, nesse cronograma, deve constar a data de entrega das partes do projeto, custos, relatório dos gastos, dentre outros. O cronograma deve dividir o tempo total do projeto em pequenos prazos necessários para a execução de cada parte. Quanto mais dividido em etapas e mais específico, melhor.

3. Defina os custos do projeto

Todo projeto tem um custo. Por isso, o orçamento deve ser feito, bem como a divisão dele para cada etapa do projeto. No entanto, a definição do orçamento é uma das tarefas mais árduas da gerência de projetos.

Além de definir o custo, o monitoramento é essencial. Afinal, todos precisam ter clareza do quanto foi utilizado em cada parte do projeto e como foi utilizado. Assim, é importante anotar todos os gastos e sempre consultar o planejamento financeiro para não haver desperdícios.

E o que pode ser considerado como um custo financeiro de um projeto? Tudo. Desde os equipamentos utilizados até serviços terceirizados, horas-extras, equipamentos novos, e outros podem fazer parte da conta.

Tenha em mente que, antes mesmo de iniciar o projeto, a equipe precisa saber o orçamento de cada parte do projeto e monitorá-las.

4. Estabeleça objetivos

O gerente do projeto precisa ter em mente onde deseja chegar com o encerramento do projeto. Por isso, os objetivos devem sempre ser claros e possíveis.

Um exemplo de objetivo claro e tangível seria: “reduzir os gastos da empresa em 50% em produtos não biodegradáveis”. Ou então: “aumentar a produção do produto X em até 20% até a data Y”.

Objetivos óbvios não podem ser considerados, como “comprar 3 novos computadores para os designers da empresa”. E muito menos vagos, como “melhorar a produtividade do setor de marketing da companhia”.

5. Estabeleça prazos

Os prazos precisam ser certos, determinados e realistas. Assim, tenha em mente que você precisa ter uma data certa para o início e fim do projeto, bem como datas definidas para a finalização e entrega de cada parte.

Ainda, é importante ter uma data específica para entregar os resultados do projeto. Pensar nesta etapa é fundamental.

6. Anote tudo

Um dos maiores segredos para uma boa gestão de projetos não é só o planejamento detalhado, mas a organização durante todo o projeto da empresa. Por isso, o gerente precisa ser organizado e ter anotações detalhadas de tudo o que está sendo feito e por quem está sendo feito.

Você leu correto: ter anotações de absolutamente tudo. Porém, de forma organizada e clara. Não se deve tentar controlar o projeto apenas de cabeça e muito menos dar soluções sem um embasamento.

Por isso, utilize planilhas, programas ou softwares que ajudem nesta missão. Não importa como, mas mantenha anotações de custos, tarefas a serem realizadas na próxima etapa e quem as fará. Considere também as futuras etapas do projeto, planejamento de custos e até problemas que o projeto possa ter, como prováveis atrasos.

7. Tenha sempre um plano B

Mesmo que você tenha feito o melhor planejamento do mundo, imprevistos e adversidades podem acontecer. Logo, para evitar que tudo fique parado e que os impactos prejudiquem os processos, o correto seria sempre ter um plano B devidamente preparado.

Dessa maneira, pense em diferentes soluções para um mesmo problema, crie soluções diversas e avalie qual delas seria a mais adequada caso acontecesse algo fora do previsto. Como gestor de uma equipe, você não pode deixar que um imprevisto pare, atrase e prejudique seu projeto, certo?

Além disso, é bom pensar em todos os riscos possíveis que podem aparecer durante o projeto. Você pode, por exemplo, pedir ajuda e olhar o histórico de outro projetos até de empresas parceiras e tentar compreender o que aconteceu e em quais etapas sua equipe poderá enfrentar algo parecido.

8. Faça reuniões periódicas com a equipe

Por fim, faça reuniões periódicas com a sua equipe. Utilize- as para saber de eventuais dúvidas dos integrantes do projeto, entender como está o trabalho, o que foi realizado até o momento, o que está difícil de concretizar, o que pode ser melhorado e tudo mais que for importante.

Lembre-se que transparência e diálogo são essenciais em uma empresa. E na gestão de um projeto não será diferente. Utilize esses encontros para deixar claro as demandas do projeto para evitar confusões e perda de tempo.

Além de tirar dúvidas, tanto o gerente quanto a equipe poderão compreender, nestas reuniões, a situação do projeto, quais as prioridades e o que não pode ser feito. Ao final destes encontros, o gerente pode fazer um relatório de atividades realizadas e o que deve ser solucionado até a próxima reunião.

Agora que você já conhece 8 dicas importantes para fazer uma gestão de projetos eficiente, é hora de arregaçar as mangas. Comece a fazer uma boa gestão de projetos e ajude a sua empresa e a sua equipe a obter excelentes resultados em qualquer projeto a partir de agora!

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