Gerenciar um negócio exige conhecer bem a execução das etapas de trabalho, os resultados que elas oferecem e como eles se conectam na estrutura da empresa. Por isso, o mapeamento de processos é um exemplo de ferramenta essencial para tornar a gestão mais eficiente.

Ao analisar e estruturar os processos da sua empresa de maneira adequada, é possível trabalhar em diversas melhorias organizacionais. Porém, é preciso saber como estruturar corretamente essa etapa, que servirá para apoiar a tomada de decisão.

Quer aprender o que é mapeamento de processos? Continue a leitura e veja como aplicá-lo em seu negócio!

O que é o mapeamento de processos e para que ele serve?

O mapeamento de processos, também conhecido como fluxograma, é uma ferramenta de grande valor para as empresas. Por meio dela, é possível visualizar de forma mais clara e ampla como é o fluxo de trabalho da sua empresa.

Com isso, você pode observar quais são os principais desafios e gargalos da organização, de modo a identificar oportunidades de melhoria. Consequentemente, ao fazer esse mapeamento, a empresa tem oportunidades de:

• simplificar e otimizar processos;
• reduzir custos e desperdícios;
• evitar erros e retrabalho;
• melhorar a produtividade dos funcionários;
• gerar padronizações;
• alinhar melhor as expectativas;
• aproveitar outros benefícios.

Assim, o mapeamento de processos ajuda a melhorar a gestão e o planejamento de cada operação presente em um negócio.

Isso é importante porque uma empresa que não possui um mapa de processos bem definido e alinhado tende a encontrar dificuldades para operar. Afinal, há riscos de os colaboradores não compreenderem claramente o funcionamento da organização em uma escala ampla, ampliando as chances de erros.

Como fazer o mapeamento de processos do seu negócio?

Agora que você já sabe o que é mapeamento de processos e como ele funciona, talvez esteja se perguntando como fazê-lo. Afinal, por onde começar a estruturá-lo?

A primeira ação é definir qual ou quais processos você deseja mapear. Em seguida, identifique os responsáveis por começar cada procedimento e quais são os gatilhos que despertam a ação inicial.

Após essa etapa, verifique quais são os elementos e recursos que fazem parte do processo. Veja também quais são as tarefas e os respectivos profissionais que serão responsáveis por colocá-las em prática.

Por fim, observe as entregas, ou seja, as saídas do processo em questão. Como foi o fluxo de atividades? É preciso identificar se ele funcionou bem, se o prazo foi adequado ou se ocorreram muitos problemas. 

Logo, ao mapear os processos da sua empresa, vale pensar em quatro pontos essenciais:

1. Quais são as tarefas presentes ao longo do processo?
2. Quem são os responsáveis por cada atividade?
3. Qual é a ordem (sequência lógica) para que cada tarefa seja desenvolvida?
4. Quais são os resultados obtidos pelo processo?

A partir dessa análise, você pode identificar quais são as principais dificuldades, os pontos fortes e os pontos fracos. Com esses dados, é possível fazer mudanças estratégicas nas etapas da operação de modo que, no final, ela fique mais eficiente.

A importância da documentação do processo

Ao seguir as orientações anteriores, você conseguirá dar início ao seu mapeamento de processos. Contudo, é essencial não se limitar ao campo da observação. O ideal é registrar e formalizar todos os detalhes, entraves e informações.

Então documente cada etapa do processo para avaliá-lo depois com mais calma e identificar aspectos de melhoria. Nesse momento, é bastante comum trabalhar com um diagrama ou fluxograma. Dessa forma, você terá uma representação gráfica e visual a respeito de cada etapa.

Quais ferramentas usar no mapeamento de processos?

Como você viu, para visualizar de forma mais clara cada etapa dos processos de uma empresa, é interessante trabalhar com um diagrama. Para fazer o esboço e os desenhos referentes a cada etapa, existem diversas ferramentas que você pode utilizar.

Conheça algumas alternativas:

• ARIS Express;
• Bizagi Modeler;
• BPMN.io;
• Cacoo;
• Creately;
• Gliffy;
• HEFLO BPM;
• Lucidchart;
• Miro;
• SmartDraw.

Essas ferramentas permitem mapear processos e cada uma possui características e funcionalidades específicas. Por isso, vale a pena testá-las para verificar qual funciona melhor para você e o seu negócio.

Quais são os exemplos de mapeamento de processos?

Para entender na prática como fazer um mapeamento de processos, vale a pena conferir exemplos comuns em empresas para descobrir como aplicar a estratégia no seu negócio.

Veja a seguir!

Treinamento de novos funcionários

Toda empresa, ao contratar um novo funcionário, precisa auxiliá-lo para que ele entenda o que deve fazer, como agir e onde executar suas tarefas. Portanto, criar um mapa de processo referente ao treinamento dos novos colaboradores é essencial.

Nesse sentido, você pode estruturar uma rotina considerando diferentes etapas, como:

• início do onboarding;
• apresentação da área pelo profissional responsável pelo departamento;
• apresentação de softwares e ferramentas utilizadas pela empresa;
• indicação de cursos de qualificação;
• envio dos certificados de conclusão por parte do novo funcionário;
• finalização do onboarding.

Recrutamento e seleção

Outro exemplo relacionado ao mapeamento de processos que pode ser aplicado em sua empresa envolve a etapa de recrutamento e seleção. Afinal, toda empresa precisa ter um processo minimamente organizado e estruturado para contratar funcionários.

Nesse sentido, você pode pensar em um mapa com as seguintes etapas:

• início do processo;
• levantamento do perfil ideal para a vaga;
• divulgação da vaga;
• triagem de currículos;
• análise dos currículos recebidos;
• contato com os candidatos selecionados via e-mail;
• envio de um teste;
• marcação de entrevista;
• entrevista;
• tomada de decisão;
• comunicação do resultado;
• contratação.

Os dois exemplos apresentados servem para que você entenda a ideia do fluxograma. Contudo, ele não precisa ser tão objetivo. Para otimizar a documentação e a atuação das equipes, vale a pena trabalhar mais detalhes e incluir todas as tarefas necessárias em cada etapa.

Assim, tanto você quanto os seus times conseguirão visualizar de forma mais nítida como cada processo funciona. Como consequência, o gerenciamento de cada tarefa e atividade será mais adequado, evitando erros e outros problemas prejudiciais ao negócio. 

Neste artigo, você aprendeu o que é o mapeamento de processos e conferiu mais de um exemplo sobre como fazê-lo em sua empresa. Com essa ferramenta, surgem oportunidades para melhorar a gestão e a qualidade do trabalho realizado pela sua empresa.

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