As novas ferramentas digitais facilitaram muito não só a vida das pessoas, mas toda a forma de trabalho nas empresas. Além de melhorarem o trabalho em equipe e a comunicação entre funcionários, o contato do cliente com a empresa também ficou muito mais fácil.

Uma das aplicações mais utilizadas no dia a dia é com certeza o WhatsApp. Assim, atender clientes via WhatsApp parece ser uma maneira mais ágil de resolver problemas e passar informações.

Você já pensou em utilizar esse aplicativo no atendimento ao cliente na sua empresa? Quer facilitar ainda mais o contato do público com a sua empresa? Então confira o artigo e saiba como fazer um atendimento via WhatsApp eficaz e tenha seus consumidores mais próximos de você!

Vantagens do WhatsApp para atender clientes

O sistema de atendimento ao cliente pode se beneficiar muito desse aplicativo para ficar mais próximo dos consumidores. Além de ser prático e dar a possibilidade de responder rapidamente, pode ser uma boa maneira de conectar-se e engajar-se com seu público, pois o atendimento acaba ficando mais personalizado.

O WhatsApp, bem como outras aplicações do mesmo estilo, permitem maior agilidade na comunicação e a deixam mais transparente e segura, pois os clientes têm a chance de tirar todas as dúvidas deles em uma conversa rápida.

Além de toda essa praticidade e flexibilidade, a empresa passa uma imagem mais humanizada. Isso porque ela consegue conversar de igual para igual, transparecendo menos burocracia.

Cuidados ao atender clientes via WhatsApp

Implantar o WhatsApp na sua empresa não é difícil e pode ser feito rapidamente. No entanto, é sempre bom instruir a equipe de atendimento para deixar claro como esse procedimento deve ocorrer e como o cliente deve ser tratado.

Por mais que a equipe de atendimento saiba lidar com o cliente de forma adequada pessoalmente, via telefone ou e-mail, a abordagem nesses aplicativos de mensagens instantâneas é diferente.

Primeiro, não é nada agradável visualizar a mensagem e não responder. Por isso, é importante atentar a equipe para responder o mais breve possível, para a empresa não passar uma imagem de descaso com os clientes.

Outro fator que deve sempre ser lembrado é a paciência. As pessoas abordam as empresas de diversas maneiras e por motivos diferentes. Se for uma mensagem mais rude expressando descontentamento ou querendo resolver um problema, é importante manter a calma e ser educado sempre.

O lado pessoal também não pode se misturar com o lado empresarial. Assim, o atendente precisa manter-se estritamente profissional e evitar expressar opiniões pessoais quando não vem ao caso.

Por fim, é sempre bom lembrar de falar com o cliente somente quando este o chamar pelo aplicativo ou quando ele der permissão para mandar outros tipos de mensagem. Ninguém gosta de receber SPAM. Logo, não faça isso.

Como implantar o atendimento ao cliente pelo WhatsApp

Em primeiro lugar, você precisa instalar e utilizar o WhatsApp para empresas. O WhatsApp Business é a versão corporativa dessa aplicação. Essa variante do aplicativo, para corporações, tem diversas funcionalidades que facilitam a comunicação e a experiência dos clientes.

Uma das vantagens é poder inserir informações sobre a empresa, como localização, site e uma breve descrição. Outro ponto positivo é poder separar os clientes em categorias com tags coloridas e a possibilidade de configurar respostas automáticas.

A página oficial do WhatsApp Business ensina tudo o que você precisa saber para aprender a utilizar a ferramenta. Além disso, algumas dicas poderão ajudar sua empresa a aproveitar ao máximo esse aplicativo e proporcionar um bom atendimento.

Confira-as a seguir.

1. Tenha um número específico para o atendimento via WhatsApp para empresas

Para evitar confusões de clientes ligando para um número e mandando mensagens para outro, é recomendável utilizar um número específico só para os atendimentos nesse aplicativo. Assim, divulgue para seus consumidores o número utilizado para o WhatsApp e deixe claro que ele é destinado somente para mensagens.

Uma forma que as empresas utilizam é colocar no site o símbolo do WhatsApp na frente do número para indicar que é o número para enviar mensagens e indicar um número de telefone fixo para as ligações.

No entanto, quando implementar o WhatsApp, recomenda-se que a empresa continue tendo outros meios de contato com os seus clientes.

2.  Atender pelo computador é mais rápido do que pelo celular

Por mais que você tenha um celular para ser utilizado nas tarefas da empresa, utilize o WhatsApp Business para Web. Isso porque digitar no computador acaba sendo mais rápido, fácil e prático do que escrever pelo celular. Fazer isso lhe poupará tempo e você poderá responder a todos com maior agilidade.

3. Respeite o horário de atendimento

Deixe claro para os clientes qual o horário de atendimento da empresa e das mensagens pelo aplicativo. Logo, avise aos seus colaboradores para que não fiquem respondendo clientes antes ou depois do horário, pois, dessa forma, o cliente pode imaginar que o atendimento é feito a qualquer momento do dia.

O ideal é deixar claro o horário de atendimento no aplicativo, no perfil das redes sociais e no site para que não restem dúvidas.

4. Converse na linguagem do cliente

Ao contrário do e-mail, nos aplicativos de mensagens instantâneas você não precisa ser extremamente formal. Converse de maneira mais descontraída para passar uma imagem mais humanizada. Lembre-se que você está conversando com uma pessoa, então haja como uma pessoa, e não “como uma empresa”.

Se você souber a linguagem que sua persona/cliente ideal utiliza no dia a dia, melhor ainda! Essa estratégia ajudará a empresa a gerar conexão com o público.

5. Faça um banco de dados dos clientes

Se puder, faça o responsável pelo atendimento utilizar um software de CRM, pois será de grande valia. Este software permite ao atendente utilizar o telefone do cliente ou outra informação que tiver para obter seu perfil e as últimas interações que ele teve com sua empresa.

Esses dados ajudam o atendente a conhecer os clientes melhor e personalizar seu atendimento, pois saberá qual o motivo do último contato, o que também poupará tempo na procura por informações, evitando o envio de mensagens repetidas.

6. Utilize as mensagens automáticas

Foi citado que uma das facilidades dessa versão do WhatsApp é a configuração de mensagens automáticas. Portanto, use-as, pois facilitará muito o trabalho de atendimento.

Quando ninguém puder responder em algum momento, o cliente poderá receber uma mensagem personalizada informando que em outro momento ele será respondido.

7. Fique sempre de olho nas métricas

Uma das vantagens do WhatsApp Business é poder acompanhar métricas para saber se suas mensagens são enviadas, recebidas, entregues e lidas. Sempre é bom ficar de olho nessas métricas para saber o que funciona e o que não funciona nessa forma de abordagem.

Atender clientes via WhatsApp é uma possibilidade e traz muita praticidade para a sua empresa. Além disso, deixa o atendimento mais humano e personalizado. Por isso, utilize as dicas, comece já a utilizar o WhatsApp Business e faça um atendimento ao cliente com qualidade!

E você, já começou a construir uma boa relação com seu cliente? Então comece a fazer isso já ou fortaleça ainda mais essa relação apostando no marketing de conteúdo!

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