Distribuir as tarefas em empresas pode ser um desafio, afinal, a atividade envolve coordenar diferentes setores e manter um fluxo de trabalho eficiente. Nesse sentido, as companhias têm a possibilidade de usar instrumentos que ajudam a melhorar a produtividade — como o método kanban.

A ferramenta é amplamente utilizada, por se tratar de uma solução simples de ser aplicada e eficaz. Ela consegue se adaptar a diferentes setores, portes e perfis de negócios, consistindo em uma alternativa versátil e com poucos custos.

Neste artigo, você conhecerá mais sobre o método kanban e descobrirá como ele auxilia na produtividade das empresas. Boa leitura!

O que é o método kanban?

Antes de conhecer o potencial do kanban para a produtividade das empresas, é necessário saber o que é o método. O termo kanban significa cartão ou sinal, em japonês, e se trata de um sistema de controle e gestão de projetos.

Ele foi criado pela Toyota como forma de melhorar a produtividade no setor industrial, utilizando elementos visuais para a distribuição das tarefas. Para tanto, eram usados cartões coloridos que indicavam a etapa do processo produtivo em que determinada atividade se encontrava.

Como resultado, a metodologia ajudava no controle do estoque e na coordenação das tarefas operacionais. A abordagem foi adotada por outros setores econômicos e adaptada conforme o perfil e as necessidades de cada segmento empresarial.

Portanto, o método kanban passou a ser aplicado não apenas na indústria, mas em qualquer empreendimento focado em alcançar o nível de excelência em suas atividades. A ideia central é simples — dividir as etapas das tarefas em cartões coloridos, como os post-its.

Como a metodologia funciona?

Além de saber o que é kanban, vale entender como a metodologia funciona. Você viu que ela tem como base os elementos visuais. Então há como colocar o método de trabalho em prática nos espaços físicos de empresas.

O kanban pode ser aplicado, por exemplo, em murais ou demais áreas comuns, dividindo as atividades em três fases básicas. Elas são:

• to do: tarefas a serem realizadas;
• doing: tarefas que estão sendo executadas;
• done: tarefas concluídas.

A distribuição ainda pode ter cores para sinalizar os prazos para as atividades, indicando o que deve ser realizado prioritariamente e quais tarefas têm possibilidade de esperar. Os cartões também possuem uma breve apresentação do que deve ser feito e o nome do funcionário responsável pela atividade.

Com a tecnologia, o processo foi digitalizado e conta com sistemas para a distribuição de tarefas. Existe a alternativa de eles serem integrados aos softwares da empresa, estando presentes nos dispositivos da companhia.

Ao mesmo tempo, o método kanban é útil para negócios que operam de forma remota, gerenciando as atividades de diferentes trabalhadores de maneira organizada. A metodologia permite criar um espaço virtual compartilhado e projetado para ajudar as equipes.

Vale destacar que as empresas dispõem de programas específicos para a finalidade. Alguns exemplos de grande relevância no mercado são Trello, ClickUp, Asana e Jira.

Como o método kanban aumenta a produtividade das empresas?

Até aqui, você entendeu mais sobre o método kanban e o seu funcionamento. Então é hora de saber como ele contribui para a produtividade das empresas.

Confira, nas próximas linhas!

Colaboração eficaz

A colaboração é um elemento central na metodologia de trabalho. O kanban promove uma cooperação mais eficaz por construir um espaço compartilhado em que todos os membros da equipe conseguem visualizar o progresso das tarefas.

Assim, ele facilita a comunicação e o alinhamento entre os funcionários. Eles têm a chance de trocar ideias e feedbacks, favorecendo a diversidade de contribuições — sempre com foco em aprimorar o processo de produção.

Identificação de pontos de ineficiência

Com o trabalho mais organizado, reforçado pelos elementos visuais, fica mais fácil identificar pontos de ineficiência e gargalos no fluxo produtivo. Dessa forma, a equipe pode tomar medidas corretivas de forma rápida e eficaz.

A partir da organização das demandas distribuídas por cores, os responsáveis conseguem perceber as atividades que estão demandando mais tempo do que o esperado. Com a informação, eles podem fazer uma análise para compreender a razão do problema e buscar soluções.

Da mesma forma, a capacidade de monitorar o progresso em tempo real e ajustar as prioridades conforme necessário ajuda a eliminar desperdícios e a otimizar o trabalho. O resultado é um fluxo de operações mais eficiente, que ajuda a aumentar a produtividade.

Facilidade de aplicação

Você viu que o método kanban pode ser aplicado a partir de recursos simples, como post-its em espaços físicos ou ferramentas especializadas para o trabalho digital. Assim, ele é uma metodologia fácil de ser aplicada, que exige poucos recursos.

A sua lógica é de fácil compreensão, baseada em um modelo intuitivo. Portanto, o kanban não oferece complexidade para a empresa e é facilmente compreendido pela equipe — o que beneficia a sua utilização.

Com a característica, a metodologia evita erros frequentes na implementação. A proposta favorece a autogestão, dando aos colaboradores mais autonomia em seu trabalho, minimizando falhas e atrasos.

Ainda, a simplicidade é relevante em modelos remotos, em que os funcionários ou prestadores de serviço devem realizar as atividades com menos supervisão. Como resultado, os líderes tendem a ser menos demandados.

Agilidade nas tarefas

Por fim, vale destacar que o método kanban proporciona mais agilidade nas tarefas — fundamental para aumentar a produtividade na empresa. O modelo visual garante um fluxo contínuo de atividades, evitando atrasos e falhas comunicativas.

Assim, toda a equipe fica alinhada aos objetivos de cada projeto. Além disso, ele é adaptável, podendo ser ajustado às mudanças nas demandas e prioridades. Todos os fatores convergem para um trabalho mais ágil, evitando desperdício de tempo e recursos.

Com esta leitura, você aprendeu mais sobre o método kanban, uma ferramenta simples de ser utilizada, que oferece muitos benefícios para a produtividade das empresas. Ele auxilia na agilidade, comunicação e colaboração no processo produtivo, melhorando as entregas das equipes.

Gostou de conhecer mais sobre o método kanban, uma ferramenta simples para melhorar a produtividade nas empresas? Compartilhe este post em suas redes sociais!