Há diversos modelos de gestão. Dentre as inúmeras opções, a gestão de processos pode ser citada como uma das alternativas para empresas automatizarem seu trabalho e alcançarem bons rendimentos.

Uma boa estratégia de gestão de processos permite integrar a equipe, sistemas e operações, visando melhorar o produto ou serviço oferecido para os seus clientes. Por mais que outros padrões de gerenciamento sejam igualmente importantes, é necessário frisar que a gestão de processos é um modelo que precisa ser aplicado no dia a dia corporativo.

Mas o que é a gestão por processos, qual sua importância e como aplicá-la na prática? Essas perguntas serão respondidas nesse artigo.

Continue a leitura e saiba mais sobre essa importante estratégia!

O que é gestão de processos?

A gestão de processos organizacionais ou Gerenciamento por Processo de Negócios, conhecido pela sigla em inglês BPM, é uma disciplina ou também denominado conjunto de práticas que têm o intuito de aperfeiçoar continuamente os processos organizacionais de uma empresa.

Assim, o gestor de processos tem o trabalho de identificar, relatar, desenvolver e controlar os processos do negócio.

Para entender melhor do que se trata, pense na gestão de processos como um conjunto de atividades que são feitas pelos colaboradores ou equipamentos no ambiente corporativo. Em uma indústria, por exemplo, é fácil observar os diversos processos sendo executados ao longo da cadeia de produção até a obtenção do produto final.

Praticamente tudo o que é realizado em uma companhia ocorre por meio de processos organizacionais. A gestão de processos pode ser encontrada em companhias dos mais variados campos de atuação e nos diversos setores que compõem as empresas.

Qual a importância da gestão de processos?

A gestão de processos pode otimizar muito o trabalho e trazer bons resultados para a empresa. Em um mercado com muitos concorrentes, essa estratégia pode ser uma das maneiras de fazer sua marca se destacar.

Além de deixar a equipe toda integrada e unida, você conseguirá deixar tudo alinhado aos objetivos da empresa. Alguns benefícios da gestão de processos são:

• manter o foco no trabalho;
• simplificar as atividades;
• confere maior agilidade para o trabalho;
• permite maior flexibilidade;
• aumento do desempenho dos colaboradores;
• maior controle do que está sendo executado;
• maior segurança na hora de alcançar objetivos;
• maiores chances de realização de metas.

O bem mais valioso das empresas (e das pessoas) é o tempo. A gestão de processos consegue otimizar principalmente este fator, pois impede que os integrante se percam do escopo, isto é, do que precisa ser realizado.

Dessa forma, além do tempo da realização de tarefas, uma empresa com um gerenciamento de processos eficaz consegue diminuir tempos ociosos e até mesmo o tempo despendido em reuniões ou na resolução de problemas, por exemplo.

Lembre-se do princípio de Pareto, o qual descreve que 20% dos nossos esforços geram 80% dos nossos resultados. Assim, se o gestor focar o tempo realizando essa gestão, os resultados podem vir de maneira mais rápida e com menos esforço.

O que acontece com uma empresa que não tem uma gestão de processos?

Por outro lado, quando não há uma gestão eficaz de processos, a empresa pode perder tempo em atividade menos importantes e os funcionários podem ficar perdidos por não ter clareza em relação ao que precisam realizar para alcançar os objetivos da empresa.

Na prática, uma empresa com má gestão de processos acaba deixando seus colaboradores com dificuldades na compreensão e na percepção dos processos. No fim, a análise do cliente final pode acabar não sendo positiva, pois se o funcionário não entendeu o que era para fazer, dificilmente o trabalho sairá da forma que deveria.

Quais os objetivos da gestão de processos?

De maneira geral, os objetivos principais da gestão de processos são:

• aumentar a satisfação do cliente
• maior transparência e eficiência;
• melhorar a eficácia e o desempenho dos processos.

Sobre transparência, é importante ter em mente que os processos precisam ser claros com todos os que participam, desde os funcionários até o cliente final.

Além disso, vale citar que os indicadores de desempenho baseiam-se nas necessidades dos clientes. Quando há necessidade de correção, sempre são adotadas medidas de melhoria contínua.

Vale lembrar que uma gestão de processos não é eficiente se não há colaboração entre os participantes do processo. Essa integração precisa ser constante, pois todos buscam satisfazer o cliente final.

Como implementar a gestão de processos?

De forma simplificada, a gestão de processos precisa seguir algumas etapas. Veja-as a seguir.

1. Identificação dos processos

A primeira parte consiste em analisar e documentar de forma completa os processos que são realizados dentro da empresa.

2. Modelagem de processos

A segunda etapa tem como objetivo demonstrar a todos da equipe como funcionam os processos atuais na companhia. Depois, deve-se ilustrar a situação de negócios ideal que a empresa pretende atingir levando em consideração metas de processos definidas. Ou seja, as metas de processos que a empresa pretende adquirir.

3. Explicação dos processos para todos os colaboradores

Esse passo é muito importante. Nele, você como o gerenciador precisa deixar os processos transparentes para todos os integrantes de sua equipe e ajudá-los a entender como eles funcionam.

Nesse sentidos, é preciso deixar claro como funciona o processo de captação de cliente, os serviços oferecidos, o que é feito durante a prestação de serviços, o que deve ser feito no final do contrato e como é feita a retenção de clientes. Esse é um exemplo fictício e simples de um processo.

4. Análise do processo

Esse é o momento que deve ser feita uma análise geral para identificar partes que precisam ser otimizadas. Assim, quando há identificação de algum processo – ou parte dele – que possa ser aprimorado, o processo de melhora contínua deve ser implementado.

5. Gerenciamento dos processos

A última etapa visa implementar de forma totalmente otimizada os processos na empresa. Ou seja, esse é o momento de implantar efetivamente os processos. Mas lembre-se que só ocorre depois de que todos os funcionários entenderam como funciona o contexto, depois de ter sido colocado em prática e depois do processo de otimização.

A gestão de processos é mais uma das inúmeras opções de gestão existentes e que, assim como as demais, é muito importante para que haja eficiência no trabalho do seu time e o cliente fique totalmente satisfeito.

Em uma empresa, todas as etapas se desenvolvem por meio de processos. Logo, pense nessa estratégia como uma forma de melhorá-los ainda mais e deixar o trabalho eficiente, reduzindo ao máximo o desperdício de tempo, energia e recursos.

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