Saber o que é a nota fiscal eletrônica, também conhecida como NF-e, é fundamental para quem tem empresa. Ao contrário do que muitos acreditam, não são apenas grandes negócios que precisam emiti-la — essa é uma obrigação tributária para quase todos os tipos de empresas.
Ademais, a NF-e pode ser aplicada tanto em venda de produtos quanto em prestação de serviços. Se o negócio não cumprir essa obrigação, ele sofrerá consequências fiscais, incluindo o pagamento de multas e outros problemas.
Quer aprender o que é a nota fiscal eletrônica e suas principais regras? Neste conteúdo, você encontrará as principais informações sobre essa documentação!
O que é a nota fiscal eletrônica?
A nota fiscal eletrônica ou NF-e foi criada pelo Ajuste SINIEF 07 de 2005 e entrou em vigor no ano de 2006. Desde então, ela é utilizada no lugar das notas de papel. Esse é um documento emitido por uma pessoa jurídica.
A nota é armazenada em formato de arquivo XML e tem a finalidade de registrar uma negociação de compra e venda ou de prestação de serviços. Assim, se você tem uma empresa, deve emitir a nota fiscal eletrônica sempre que houver uma transação.
Para quem é um empresário individual, como MEI, ela é obrigatória apenas em algumas situações. Já como consumidor, você pode recebê-la quando compra um bem ou contrata um serviço.
Em compras online, a nota fiscal eletrônica é bastante comum. Então você já deve ter recebido por e-mail a NF-e após comprar em um e-commerce. Mas não se engane: ela também é emitida para compras e contratações em lojas físicas.
Como é feita a emissão da nota fiscal de maneira eletrônica?
Você já sabe o que é uma NF-e, mas também é necessário aprender como é feita a emissão da nota, certo? O primeiro passo para a emissão é ter um certificado digital. Ele garante que a nota seja assinada eletronicamente, trazendo mais segurança e credibilidade para o documento.
Para tanto, você deve procurar uma Autoridade Certificadora (AC) que seja autorizada pela ICP-BR — a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira. Nela, você fará o cadastro para o certificado e sua empresa receberá uma chave.
Depois de ter o seu certificado digital (ou verificar que não existe essa exigência em seu município), você deve realizar o cadastro na Secretaria da Fazenda municipal ou estadual. Com esses passos realizados, sua empresa já estará apta a emitir a nota fiscal eletrônica.
Para operacionalizar essa emissão, você deve contar com um software próprio ou então utilizar o site da prefeitura da sua cidade, que costuma ter uma área para a NF-e.
No software ou site da prefeitura, você deve criar uma nota e incluir todas as informações necessárias. Entre elas, estão:
- CNPJ ou CPF do tomador de serviços;
- Seus dados cadastrais;
- Discriminação do serviço ou venda realizada;
- Quantidade de serviços ou vendas;
- Valor unitário por serviço ou venda.
Feito isso, basta emitir a nota, o que ocorre automaticamente. A empresa também terá acesso ao DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica).
Por que a empresa deve fazer a emissão da nota fiscal eletrônica?
Agora que você já sabe como emitir a nota fiscal eletrônica, deve conhecer as vantagens de realizar essa emissão no seu negócio.
Confira os principais benefícios dessa prática!
Cumprimento de obrigações
A primeira vantagem de emitir a nota fiscal eletrônica diz respeito ao cumprimento de obrigações fiscais da empresa. Os negócios que realizam vendas ou prestam serviços sem a emissão de nota estão descumprindo a legislação tributária brasileira.
Saiba que existem isenções para a emissão do documento, mas apenas para situações específicas e determinadas por lei. Dessa forma, vender ou prestar serviços sem a emissão de nota pode acarretar problemas.
Se a empresa passar por uma fiscalização e as notas não foram emitidas ou houve problemas no seu preenchimento, o Fisco pode aplicar multas. Ademais, a empresa ou o empreendedor podem responder pelo crime de sonegação fiscal.
Tenha em mente que a NF-e também serve para o recolhimento de diversos impostos e outros tributos devidos pelo negócio, certo?
Economia de recursos
O segundo benefício da NF-e é a economia de recursos para a sua empresa. Você viu que tanto a emissão quanto o armazenamento das notas fiscais eletrônicas são realizadas de maneira online. Portanto, sua empresa não utiliza papel e arquivos físicos.
Ademais, não é preciso gastar com funcionários para o controle e organização desses papéis, já que os softwares utilizados possuem recursos para o controle de NF-e. Também considere que não é preciso enviar as notas aos clientes de maneira física. Todos esses fatores trazem mais economia e praticidade.
Controle de documentos e faturamento
Outra vantagem de manter a emissão de NF-e é o controle de documentos e do próprio faturamento do negócio. Como você aprendeu, a emissão é realizada por softwares específicos ou pelo site da prefeitura voltado para isso.
Desse modo, todas as notas emitidas ficam registradas e podem ser acessadas a qualquer momento para conferência. Logo, a empresa não precisa guardar papéis ou ter um banco de dados físico para pesquisar as notas.
Isso facilita a gestão de documentos e permite ter um controle bastante próximo do faturamento do negócio. Afinal, basta acessar o arquivo eletrônico para ter acesso a valores, data de emissão, nome de clientes e outros dados importantes.
Entendeu o que é a nota fiscal eletrônica e como utilizá-la? Como você percebeu, a sua emissão é uma obrigação tributária. Por isso, os empreendedores devem ficar atentos para não ter problemas financeiros com o negócio.
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