Para um projeto ser bem executado, é fundamental que todas as partes envolvidas estejam engajadas e bem alinhadas. Nesse contexto, a realização de uma reunião de kickoff é uma medida indispensável.

Mas como conduzir o encontro adequadamente? A tarefa requer atenção a diferentes questões, desde a definição de objetivos até a apresentação de elementos-chave ligados ao projeto.

Quer saber mais sobre cada um dos pontos? Continue acompanhando o artigo e confira 5 dicas para conduzir uma boa reunião de kickoff!

O que é kickoff?

Kickoff é um termo inglês cujo significado é pontapé inicial. Ele é proveniente do futebol americano, quando um jogador dá o primeiro toque na bola para começar uma partida — sendo também bastante utilizado no universo empresarial.

Nesse contexto, o kickoff está relacionado a uma reunião presencial ou online para tratar de um projeto que está prestes a ser iniciado. Por esse motivo, é muito importante que o encontro seja bem planejado e estruturado — principalmente se ele envolver novos clientes.

Qual é a importância de uma reunião de kickoff com novos clientes?

Como você viu, uma reunião de kickoff é o pontapé inicial de um projeto. Fazê-la de maneira adequada possibilita encantar o cliente desde o começo da parceria.

Veja, a seguir, os principais motivos que tornam o encontro tão relevante:

• contribui para o alinhamento de expectativas;
• ajuda a engajar todos os envolvidos;
• permite o esclarecimento de dúvidas;
• reduz as chances de conflitos e mal-entendidos;
• cria uma parceria mais colaborativa;
• possibilita o compartilhamento de informações importantes para o andamento do projeto.

Afinal, como conduzir uma boa reunião de kickoff? 5 Dicas essenciais

Agora você conhece o conceito de kickoff e entendeu a relevância desse tipo de reunião, certo? Então confira como conduzir o encontro de maneira eficiente com as nossas 5 dicas!

1. Defina os objetivos da reunião

Como ponto de partida, você deve estabelecer o escopo da reunião e do projeto que está próximo de ser iniciado. Dessa forma, é possível tornar o encontro mais claro e direcionado para todas as partes envolvidas. 

2. Crie um material de apresentação atraente

Outro aspecto relevante para fazer uma boa reunião de kickoff é criar uma apresentação atraente. Isso significa desenvolver slides profissionais e informativos, incluindo elementos visuais que ajudem a ilustrar os pontos-chave do projeto. O material que será apresentado ao cliente ajuda a causar uma boa primeira impressão.

3. Apresente o projeto e a equipe

Após as etapas de planejamento, é hora de dar início à reunião de kickoff efetivamente. Comece apresentando uma visão geral do projeto, além dos profissionais que farão parte dele.

Esclareça as funções de cada membro da equipe e garanta que todos saibam a quem recorrer em caso de dúvidas ou problemas. As medidas contribuem para a transparência do projeto, além de ajudar na criação de uma parceria mais integrada e colaborativa.

Ainda sobre esse ponto, se os profissionais participarem da reunião, é válido definir uma ordem e um tempo de fala para cada colaborador. Dessa maneira, há como tornar o encontro mais organizado, sem ultrapassar o limite de tempo estabelecido para o kickoff.

4. Trate sobre os elementos-chave do projeto

Depois de o cliente ter uma visão geral sobre o projeto e conhecer a equipe responsável, você deve continuar a apresentação abordando as suas principais etapas e prazos. Um cronograma claro e bem estruturado oferece credibilidade à sua atuação desde o primeiro contato.

Mais pontos que podem ser abordados nesse momento são:

• tratar de eventuais desafios para o projeto e como eles podem ser superados;
• apresentar os detalhes do funcionamento geral do projeto, falando sobre regras e boas práticas observadas, além de limites em relação às entregas;
• definir como será a comunicação entre as partes, incluindo sua frequência e quais canais serão utilizados — e-mail, WhatsApp, Google Meet etc.;
• falar sobre os resultados previstos, já que eles são o que o cliente mais espera ao fechar um projeto com uma empresa.

Nessa etapa, vale ressaltar que existem pontos relevantes aos quais atentar. O primeiro diz respeito à forma de comunicação. A razão é que todos os participantes do kickoff devem ser claros e concisos em sua fala, evitando termos técnicos para não dificultar o entendimento por parte do cliente.

O segundo ponto é que você deve tomar cuidado para não prolongar muito a reunião de kickoff. O ideal é que ela dure entre 30 minutos e uma hora, no máximo, para não se tornar cansativa.

Outro aspecto a observar é fazer anotações e documentar tudo o que for falado durante a reunião. Muitas vezes, surgem insights ou são tomadas decisões relevantes. Portanto, não deixe de registrá-las — lembrando de compartilhar o material com todos os participantes após o kickoff.

5. Abra a reunião para perguntas e conclua o encontro

Ao terminar de apresentar os pontos-chave do projeto, disponibilize-se para responder a eventuais questionamentos. Afinal, por se tratar de uma reunião inicial, é natural que os participantes tenham dúvidas, principalmente o cliente.

Vale destacar que existe a possibilidade de responder a perguntas ao longo da apresentação dos elementos-chave do projeto. Porém, há o risco de as dúvidas atrapalharem a sua linha de raciocínio. Nessa situação, você pode esclarecer que as dúvidas serão sanadas ao final do encontro. 

Tenha em mente que, no momento em que o cliente apresentar dúvidas ou direcionamentos, pode ser necessário fazer pequenas revisões no escopo do projeto. Se esse for o caso, aproveite o momento para já discutir todos os detalhes e evite deixar pendências após o kickoff.

Conclua a reunião fazendo um resumo do que foi tratado. Ainda, fale sobre os próximos passos e agradeça a todos pela presença e parceria.

Uma boa reunião de kickoff é fundamental para o sucesso de um projeto. Portanto, não deixe de seguir as 5 dicas apresentadas neste artigo para conduzir os encontros com eficiência em sua empresa e, assim, encantar seus clientes desde o início.

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