Projetos de qualidade são essenciais para uma empresa. Afinal, eles colaboram diretamente com o desenvolvimento de soluções que agregam valor aos clientes, seja em termos de produtos ou de serviços. Nesse contexto, é muito importante que você entenda o que é o PMO.

No ambiente empresarial, existem diversas siglas que representam indicadores, metodologias e processos — e o PMO é uma delas. Essas três letras estão ligadas a projetos empresariais e, ao ter uma compreensão clara sobre o tema, o seu negócio poderá obter muito mais sucesso nessa área.

Se você quer saber o que é PMO, entender sua importância e como implementá-lo na sua empresa, continue acompanhando a leitura deste artigo!

O que é PMO?

PMO é uma sigla proveniente do inglês, cujo significado é project management office — ou escritório de gerenciamento de projetos. Na prática, ele se refere a um departamento de grande importância para as empresas.

O motivo é que o setor de PMO ajuda a garantir que projetos sejam padronizados e executados de acordo com as melhores práticas, metodologias e ferramentas. Ainda, ele contribui para o cumprimento das diretrizes e políticas de governança estabelecidas pela companhia.

É válido ressaltar que existem três principais tipos de PMO. Veja, a seguir, quais são eles, incluindo as suas responsabilidades:

• PMO de suporte: sua função é fornecer apoio e assistência aos gerentes de projetos, recomendando ferramentas, templates e treinamentos. Ele atua como um consultor, sem controle direto sobre as iniciativas;
• PMO de controle: seu propósito é monitorar e controlar os projetos para garantir conformidade com metodologias e padrões. Ele implementa e reforça processos de governança, conduz auditorias, reporta desvios etc., tendo maior autonomia;
• PMO diretivo: seu dever é gerenciar diretamente os projetos e fazer escolhas estratégicas. Para isso, ele alinha as iniciativas com os objetivos estratégicos da empresa, realiza priorizações e administra recursos, tendo mais autoridade em relação às decisões.

Qual é a importância desse departamento?

Agora que você já sabe o que é PMO e os seus três tipos, vale a pena entender com mais detalhes qual é a relevância desse setor em empresas. Como você viu, ele é uma área estratégica para as companhias, ajudando a melhorar a eficiência de projetos.

Não por acaso, segundo o relatório “The State of Project Management”, da consultoria britânica Wellingtone, 89% das companhias entrevistadas têm, pelo menos, um escritório de PMO. Além disso, 50% têm mais de um — o que mostra a relevância desse setor para as empresas.

Confira, nos tópicos a seguir, de que forma o PMO é útil em relação aos projetos de um negócio!

Contribui para a disseminação de boas práticas

Um dos principais pontos positivos de um departamento de PMO é que ele ajuda a disseminar boas práticas de gerenciamento de projetos. Dessa forma, é possível padronizar processos, implementar metodologias eficazes e utilizar ferramentas apropriadas para esse tipo de tarefa.

Com essas boas práticas, empresas podem evitar erros e falhas comuns em projetos, otimizar recursos e garantir que suas iniciativas sigam o cronograma e o orçamento estabelecidos. Mais um ponto é que elas costumam colaborar com a educação dos funcionários sobre as melhores abordagens para projetos empresariais.

Garante a utilização de metodologias e ferramentas adequadas

Ligado à questão anterior, o setor de PMO é importante para empresas por ficar encarregado por selecionar e implementar metodologias adequadas aos projetos. É o caso, por exemplo, do Scrum, Lean e Kanban.

Da mesma forma, esse departamento garante a utilização de ferramentas apropriadas para gerenciar projetos. Alguns exemplos são: 

• Trello;
• Asana;
• Slack;
• Jira;
• Monday.

Com um uso apropriado dessas metodologias e ferramentas, o PMO garante que os projetos sejam conduzidos de maneira clara, estruturada e eficiente. Como consequência, as chances de sucesso tendem a ser muito maiores.

Assegura o cumprimento das diretrizes e políticas de governança

Outro motivo que torna uma área de PMO relevante é que ela ajuda a garantir o cumprimento das diretrizes e políticas de governança da empresa. Isso significa assegurar que todos os projetos da companhia estejam alinhados aos objetivos estratégicos da companhia e que os padrões de qualidade sejam mantidos. 

Essas questões, além de colaborarem com o desenvolvimento de projetos que entregam valor real para a empresa e seus clientes, ajudam a garantir a sua integridade e conformidade regulatória. Portanto, elas representam menos riscos e problemas para o negócio.

Colabora com o alinhamento entre as equipes

Por fim, outro ponto positivo de um departamento de PMO se refere ao alinhamento que ele promove entre as equipes. Afinal, ao centralizar o gerenciamento de projetos em uma área, é possível otimizar a comunicação e a colaboração entre diferentes setores e times.

Na prática, o departamento de PMO permite que todos os envolvidos em um projeto estejam na mesma página. Em razão disso, a tendência é que haja menos mal-entendidos e conflitos, e que o ambiente de trabalho seja mais harmonioso e cooperativo.

Como implementar um setor de PMO em empresas?

Conforme você acompanhou nos tópicos anteriores, o departamento de PMO oferece diversos benefícios para as companhias. Logo, vale a pena saber como implementá-lo no seu negócio, certo?

Para esse propósito, o primeiro passo é analisar a estrutura e o nível de maturidade da empresa para, em seguida, dar início à criação do escritório de gerenciamento de projetos. Nesse momento, é importante pensar no seu tipo — se será um PMO de suporte, controle ou diretivo.

Após esse trabalho, é preciso estabelecer a estrutura organizacional do PMO, orientando e engajando todos os envolvidos. Na sequência, os profissionais encarregados pela área devem definir metodologias e ferramentas para utilizar em projetos, além de métricas para acompanhar os resultados.

Por último, o departamento de PMO deve escolher projetos-piloto para começar os trabalhos e envolver as áreas da empresa relacionadas a eles. Lembre-se de avaliar sempre cada processo, resultado e a evolução das iniciativas para fazer ajustes, se necessário.

Depois que o departamento é criado, o PMO deve seguir cinco etapas para gerenciar um projeto com eficácia do começo ao fim. Veja quais são elas:

• iniciação;
• planejamento;
• execução;
• monitoramento;
• encerramento.

Saber o que é PMO contribui diretamente para a qualidade de projetos desenvolvidos por um negócio, sendo de grande importância para o seu sucesso. Então, se a sua companhia não tem essa área, vale considerá-la pensando na melhoria dos resultados da organização.

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