Em uma empresa, equipes devem trabalhar em conjunto, e colaboradores de um mesmo time precisam compartilhar informações sobre os processos, certo? Mas, se a liderança não souber delegar tarefas de forma correta, o desempenho de todos pode ser afetado. 

É nesse contexto que surge a importância de ter boas estratégias de handoff. A atenção a elas evita a incompreensão sobre os dados repassados, melhorando o fluxo de trabalho. Assim, a empresa não corre o risco de atrasos ou outras consequências, como a perda de clientes.

Continue acompanhando este conteúdo para saber o que é handoff e qual a importância de confiar na equipe na gestão de pessoas da sua empresa. Confira!

O que é e como funciona o handoff? 

O handoff é a fase de delegação de uma tarefa, transmissão de uma informação ou transferência de responsabilidades pelos participantes das equipes de trabalho em um ambiente corporativo. Portanto, ele trata da continuidade dada aos processos da empresa para alcançar o objetivo traçado.

Por esse motivo, o handoff é popularmente conhecido como “passar o bastão”. Para que esse processo seja bem-sucedido, ele deve seguir um planejamento e ter base em uma comunicação cuidadosa. Desse modo, todas as partes envolvidas têm uma noção clara das expectativas para o trabalho de cada um. 

Dessa forma, as equipes e colaboradores podem atuar em um fluxo contínuo, sem a necessidade de esperar esclarecimentos adicionais. Ao final, o handoff garante bons resultados, levando ao atendimento das necessidades do cliente e gerando lucro para o negócio.

Por que essa estratégia é importante na gestão de pessoas? 

Como você viu, o handoff permite que os profissionais deem continuidade aos processos na empresa sem que haja entraves ou atrasos. Ao ser estabelecido da forma correta, cada membro da equipe entende o seu papel e consegue atuar com mais precisão.

Logo, a falta de estruturação no processo pode exigir a refação de procedimentos, atrasando entregas e podendo gerar prejuízos para a empresa. Entretanto, para que o handoff aconteça, é preciso que haja confiança na equipe, nas habilidades e conhecimentos dos colaboradores.

Com isso, os profissionais demonstram maior propensão a colaborar e a se comunicar para esclarecer informações e solucionar problemas. 

Veja quais são os principais benefícios dessa estratégia para a empresa!

Aumento da produtividade

Trabalhadores que sentem mais autonomia na realização de suas funções são mais propensos a assumir riscos. Ademais, eles confiam em suas capacidades para tomar decisões e não precisam aguardar pela aprovação dos supervisores em todas as situações.

Melhoria na qualidade das entregas

A confiança entre os membros de uma equipe amplia as chances de haver feedbacks construtivos entre eles. Assim, os colaboradores aprendem mutuamente, além de terem mais disposição para crescer profissionalmente.

Retenção de talentos

A boa estruturação do handoff proporciona autonomia, de forma que os colaboradores tendem a se sentir valorizados. Essa valorização costuma reduzir o estresse no ambiente de trabalho, resultando na permanência de talentos na empresa.

Como aplicar o handoff e otimizar os processos da empresa? 

Você compreendeu o que é o handoff e viu qual a importância de estruturá-lo e de confiar na sua equipe para promover melhorias internas, certo? Agora, confira como implementá-lo e otimizar os processos da sua empresa!

Mapeamento de processos 

O mapeamento de processos se refere à forma como as informações ou tarefas são transferidas de uma pessoa para a outra. É preciso identificar quando e de que maneira essa transferência ocorre, o que pode ser feito a partir da observação da atuação diária dos colaboradores.

Esse mapeamento ajudará a gestão a perceber como a passagem de bastão acontece na prática e em quais pontos de transferência ocorrem erros. Por essa razão, é preciso que o handoff seja completo e detalhado. Assim, você identificará com facilidade o que é preciso corrigir e como estruturar melhor os processos.

Definição de papéis 

A sua equipe precisa ter claras as responsabilidades de todos os colaboradores em cada etapa dos projetos da empresa. O ideal é que cada um desempenhe um papel, e que todos saibam o que fazer com as informações e como repassá-las no momento oportuno.

A distribuição de responsabilidades é fundamental para os colaboradores saberem o que, quando e como fazer suas tarefas. A partir dela, os profissionais não precisam agir de forma instintiva na execução de suas funções, repassando atividades que deveriam cumprir.

Para que os processos sejam continuados, sem atrasos ou retrabalho, é importante que o projeto seja entregue no momento correto e com todas as informações necessárias. Afinal, se um colaborador não cumprir sua parte, o próximo profissional terá que refazer o trabalho — atrasando as entregas.

Criação de acordo de transferência 

Para que a entrega seja feita com todos os dados necessários, as partes envolvidas precisam saber quais são eles. Dessa maneira, é preciso defini-los previamente, por meio de um acordo entre as partes — ou seja, o alinhamento detalhado do que um entregará para o outro. 

Então é possível verificar se falta alguma informação ou esclarecimento antes do repasse. Uma maneira de fazer essa verificação é por meio de uma lista com os itens que não podem faltar para o handoff. Dessa maneira, todos os envolvidos podem conferir se todos os dados importantes estão disponíveis.

Adoção de um modelo de gestão

Por fim, para aplicar o handoff, é preciso definir qual modelo de gestão será utilizado para acompanhar o processo. A empresa pode optar pela utilização de planilhas, a serem atualizadas conforme o progresso dos projetos. 

No entanto, existem outras formas de acompanhar o fluxo dos trabalhos, como a automatização feita por sistemas de gestão. Também é possível utilizar ferramentas online, que oferecem a opção de trabalhar usando o método kanban. Exemplos delas são o Trello e o Asana.

Neste artigo, você entendeu o que é o handoff e como implementá-lo no seu negócio. Com essas informações, é possível melhorar os seus processos, depositando mais confiança na sua equipe e otimizando a gestão de pessoas.

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