Notas fiscais são documentos que servem para comprovar as transações comerciais ocorridas tanto no universo do B2C e no B2B. Toda e qualquer venda e compra de produtos ou contratação de serviços gera esse tipo de comprovante, tanto para o consumidor quanto para a empresa.

Sua função é bem simples de entender, afinal, todos nós já estamos acostumados a lidar com as NFs em nosso dia a dia, porém, fazer a emissão da nota fiscal já não é tão simples quanto guardá-las.

Algumas empresas cometem deslizes no momento de executar suas notas fiscais, e esse tipo de erro pode gerar grandes problemas contábeis, que podem acarretar até mesmo em problemas com a receita federal.

Quer saber como evitar erros ao emitir nota fiscal? Então, conheça 7 cuidados que sua empresa precisa ter mente o tempo todo para não gerar nenhuma preocupação com as NFs.

1. Preste atenção aos dados

Notas fiscais demandam muitos dados, alguns exemplos de informações que podem constar em uma NF são:

1. CNPJ;
2. Endereço;
3. Inscrição Estadual;
4. CEP;
5. Quantidades de produtos comercializados;
6. Nome do cliente.

Todas essas informações precisam estar preenchidas corretamente para evitar que haja necessidade de cancelamento da nota. Tome bastante cuidado quando executar o preenchimento da NF, uma vez que dados errados podem fazer com que o documento perca sua validade.

Atenção: ao emitir nota fiscal, caso o erro seja percebido em tempo hábil, há a possibilidade de fazer uma correção da nota.

2. Saiba qual tipo de nota deve ser emitida pela sua empresa

Existem diferentes tipos de nota fiscal em nosso país. A Nota Fiscal Eletrônica de Produto (NF-e), a Nota Fiscal Eletrônica de Serviço (NFS-e) e a Nota Fiscal Eletrônica de Consumidor (NFC-e).

O último modelo listado acima foi criado para substituir os antigos cupons fiscais. Já os dois primeiros são diretamente relacionados ao negócio da empresa que emite a NF.

Se a empresa comercializa serviços (como cursos online, assessoria de imprensa, etc) o ideal é emitir a NFS-e. Já os empreendimentos que comercializam produtos físicos (seja ele um eletrodoméstico ou uma simples bijuteria), o certo é executar a emissão da NF-e.

3. Fique atento ao seu regime de tributação

O regime de tributação de uma empresa tem relação direta com o faturamento e a emissão de documentos fiscais. É importante que a empresa saiba qual é o regime adotado e quais são as principais regras para emissão de notas.

Um bom exemplo para ilustrar essa situação é o MEI. Um microempreendedor individual só tem necessidade de emitir nota fiscal quando comercializa seus produtos/serviços com uma pessoa jurídica.

4. Tenha atenção com o certificado digital

O Certificado Digital é uma espécie de assinatura da empresa em sua nota fiscal eletrônica. Ele é primordial para emitir a NFe, já que é o certificado que permite a identificação da autenticidade do emissor e de todo o documento.

Para obter um Certificado Digital, a empresa deve manter contato com uma Autoridade Certificadora, e esse agente deve ser credenciado pelo ICP Brasil (o que é fundamental para garantir segurança e legalidade para o Certificado).

5. Utilize a tecnologia à seu favor

Uma das melhores formas encontradas pelas empresas para reduzir os erros na emissão de notas fiscais é adotando sistemas de gerenciamento eletrônico.

Esse tipo de ferramenta auxilia na centralização dos dados sobre NF e também contribui para reduzir a incidência de erro na produção das notas, além de otimizar o controle financeiro. O fato da emissão ser uma tarefa repetitiva e que exige celeridade faz com que o preenchimento manual amplie o risco de erros.

Por essa razão, muitas empresas adotam sistemas de gerenciamento contábil, ERPs e outras soluções digitais que executam a emissão de notas. Essas ferramentas apresentam vantagens que vão além da precisão na emissão da NF:

1. Há possibilidade de integração do sistema com as prefeituras e SEFAZ, facilitando o controle tributário;
2. Centralização das NFs e controle dos meios de pagamento em um único sistema;
3. Envio automático de NF para clientes;
4. Monitoramento de dados estratégicos.

A gestão empresarial tem muito a ganhar com o uso de sistemas digitais inteligentes, e a mesma lógica se aplica ao controle contábil.

6. Faça um bom armazenamento das notas

Dificuldades de organização das notas fiscais é um erro imperdoável nos dias de hoje. A legislação brasileira determina que as empresas precisam armazenar suas NFs (vide artigos 173 e 174 do Código Tributário Nacional).

Essa necessidade ocorre pois o Fisco pode querer checar a atividade da empresa, e, caso isso ocorra, não ter as notas em mãos vai trazer um problema e tanto para sua empresa.

Se você se pergunta como emitir nota fiscal, saiba que tão importante quanto saber como emiti-las é ter em mente como guardá-las.

7. Não confunda XML, DANFE e NFe

Esse erro é bastante comum na emissão de notas fiscais. XML, DANFE e NFe têm relações entre sim, contudo, cada um serve para uma função diferente.

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento digital emitido e armazenado de moto eletrônico e que tem como finalidade documentar uma circulação de mercadorias ou serviços (neste caso, a NFS-e).

DANFE é um documento auxiliar de NF-e. Trata-se de uma representação simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, que não tem valor fiscal para os emissores de NF. Diante disso, ele não precisa ser armazenado.

A informação essencial do DANFE é a “chave da nota”, um número de 44 dígitos que identifica a NFe e permite a consulta e download do documento em XML.

Por fim, o XML é o arquivo de registro da NFe. É a nomenclatura do arquivo padrão da nota fiscal eletrônica. O XML possui layout padrão e obedece às regras fiscais vigentes no Brasil.

Nota fiscal é assunto sério e, sem os devidos cuidados, sua empresa pode arrumar grandes problemas com as autoridades tributárias brasileiras.

Certifique-se que sua empresa faz uma gestão fiscal de qualidade, e não se esqueça que uma assessoria contábil pode ser a solução para acabar de vez com os problemas envolvendo as notas fiscais e outros documentos importantes para a regularização do empreendimento.

Qual tipo de erro você já encontrou na emissão de notas fiscais? Compartilhe suas experiências deixando um comentário!