Organizar as notas fiscais da empresa pode ser um trabalho considerado cansativo e sem prioridade para alguns, mas é extremamente importante.
Afinal de contas, não tê-las organizadas poderá fazer seus colaboradores perderem tempo procurando-as ou até ter problemas jurídicos por não tê-las conseguido encontrar.
Felizmente, é possível organizar as notas fiscais, tanto as físicas quanto as digitais de forma eficiente para não desperdiçar energia procurando caso precise. Continue a leitura do artigo e veja como organizar esses documentos da sua companhia!
Qual a importância de manter as notas fiscais da empresa organizadas?
Antes das dicas, é essencial deixar claro a importância de manter suas NFs organizadas. Conforme comentado, o primeiro benefício é o fato de poupar tempo. Quando elas estão arrumadas e você sabe onde encontrá-las, não perderá tempo tentando comprovar algo para um fornecedor, cliente ou Fisco.
Além disso, poderá garantir celeridade no trabalho da contabilidade e melhorar o controle financeiro, tendo maior garantia de manter-se em dia com as suas obrigações legais.
Por fim, é sempre bom ressaltar que caso a Receita Federal exija alguma comprovação e você precise apresentar as NFs, poderá se complicar caso não encontrá-las e ter todas as comprovações em mãos.
Agora que percebeu a importância desse trabalho, confira as dicas para mantê-las organizadas no próximo tópico!
Como organizar as notas fiscais da empresa? Confira 9 dicas
Siga as dicas abaixo e garanta já uma organização eficiente das suas notas fiscais para evitar retrabalho, problemas com a Receita e a perda de tempo dos seus colaboradores!
1. Tenha pastas para os documentos impressos
Ainda há quem trabalhe e tenha que lidar com muitas notas fiscais físicas. Essas podem ser as mais fáceis de serem perdidas, principalmente em um ambiente desorganizado. Logo, considere como prioridade organizar essas notas impressas.
Utilize caixas ou pastas para separar as notas por ano, mês, cliente, produto, venda ou outra categoria que considera mais adequada para o seu negócio. As pastas suspensas ou sanfonadas podem ser boas para isso.
Caso tenha um volume maior, considere pequenas caixas próprias para isso. A melhor alternativa depende da quantidade de notas que devem ser guardadas.
2. Crie pastas e subpastas para as notas digitais
As notas fiscais digitais também precisam ser organizadas em pastas e subpastas. Certifique-se de criá-las em um local para que seja fácil acessá-las no computador.
Utilize as mesmas regras para a criação de pastas físicas: separe-as por ano, mês, cliente, fornecedor ou de outra forma que achar melhor.
Ainda, é interessante fazer uma cópia dessas notas fiscais para tê-las guardadas em outro computador, pen-drive, nuvem ou dispositivo. Caso aconteça algum problema e os arquivos são perdidos, terá as cópias por precaução.
3. Descarte as notas com mais de 5 anos
As notas fiscais com mais de 5 anos poderiam ser descartadas, conforme a lei. No entanto, caso queira garantir uma maior segurança, separe-as em uma pasta somente para elas.
A lei diz que as empresas precisam guardar por 5 anos essas notas para caso o Fisco as solicite. Por isso, depois dessa data, podem ser colocadas em um “arquivo morto”.
Assim, caso a Receita solicitar alguma comprovação de que sua firma está em ordem com as regras fiscais, essas notas estão separadas para não precisar perder tempo entregando-as, pois já não tem mais validade.
4. Verifique a autenticidade das notas
Sempre em que for receber uma nota fiscal e separá-la em sua devida pasta, verifique antes a autenticidade delas. Caso não sejam, sua corporação poderá ter problemas jurídicos e fiscais.
Para saber a veracidade delas, acesse o site da Receita Federal e consulte a nota fiscal pelo acesso presente no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).
5. Escolha um local exclusivo para os documentos físicos
Separar as NFs físicas em pastas ou arquivos já fará grande diferença. Mas sua equipe pode ir além. Ter um local próprio para suas notas fiscais, como uma sala, mesa ou uma pequena estante em certo canto do estabelecimento pode deixar o ambiente ainda mais organizado.
Dessa forma, todos saberão onde podem encontrar as NFs que precisam caso seja necessário.
6. Avise sua equipe
Dependendo da empresa, todos os colaboradores acabam tendo que acessar ou receber algum documento desses. Para evitar que cada um guarde onde desejar e problemas com perdas e desorganização, ensine-os o que devem fazer com as NFs.
Ou seja, explique como serão guardadas as notas a partir desse momento, o que devem fazer quando as recebem e onde deverão guardar esses documentos. Assim, todos saberão como proceder e isso evitará desordem e perda de tempo.
O ideal seria delegar a tarefa de organização das NFs para apenas uma pessoa da equipe. Então, quando todos receberem as notas, devem repassá-las para o encarregado para que ele as guarde da maneira devida.
7. Conte com um software para fazer a gestão
Fazer a gestão das notas fiscais pode ser facilitada se contar com a ajuda de um software específicos para isso.
Esses sistemas de gestão podem ajudar na otimização do processo de controle das notas, bem como emiti-las com maior agilidade e de forma otimizada.
Logo, podem oferecer economia de tempo, pois a emissão pode ser feita em poucos minutos e de forma facilitada. Isso também pode ajudar a reduzir os erros na hora de lançá-las.
Cabe à corporação avaliar se esse é o caso de contratar esse tipo de serviço e analisar as opções disponíveis.
Confira alguns cuidados essenciais ao emitir suas notas fiscais:
8. Facilite o trabalho do contador
A maioria das empresas contam com esse serviço de forma terceirizada, seja com um contador ou Escritório de Contabilidade. Nesse caso, torne o trabalho desse profissional mais otimizado, garantindo-lhe um acesso mais facilitado a essas notas fiscais.
Isso pode ser feito de forma simples, por exemplo, utilizando um sistema que permita o rápido envio das NFs. Outra forma seria compartilhando-as na nuvem com o contador. Esse simples processo fará que o profissional trabalhe com mais eficiência e que você economize tempo, não precisando separá-las para enviar a toda solicitação.
Além disso, caso haja algum problema ou documento faltando, o próprio contador poderá perceber com antecedência e lhe avisar caso seja preciso.
9. Coloque etiquetas nas pastas das notas fiscais
Outra dica para as notas fiscais impressas. É importante separar as pastas com etiquetas dizendo o nome, ano, mês ou produto para identificá-las mais facilmente.
Mas poderá otimizar ainda mais e utilizar etiquetas coloridas, o que pode ser bom para uma rápida identificação do que deseja. Por exemplo, se a pasta com a etiqueta de cor vermelha corresponde a notas fiscais que precisam ser mandadas para o contador, ficará ainda mais rápido encontrá-las para enviá-las.
Organizar as notas fiscais na empresa evita o retrabalho e torna o ambiente muito mais organizado. Portanto, siga as dicas do artigo e deixe seu ambiente o mais organizado possível e torne a sua companhia a mais eficiente em relação a esses documentos!
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