A gestão de projetos é mais um tipo de gestão entre os diversos que você pode implantar na sua empresa. Assim como os outros modelos, é fundamental para garantir o sucesso do negócio, pois garante que os projetos sejam executados da melhor maneira possível.

Apesar de existirem diferenças, muitas pessoas costumam fazer confusão com a gestão de processos, que tem um enfoque distinto. Continue a leitura do artigo, entenda mais sobre a gestão de projetos e aprenda a diferenciá-la da gestão de processos!

O que é um projeto?

Antes de falar sobre a gestão de projetos em si, é interessante explicar o que é um projeto. De forma simples, considere projeto como um esforço temporário para criar um determinado produto ou serviço. Ou seja, existe uma data de início e uma de término definidas. Um projeto se difere de um processo, pois os processos são cíclicos e contínuos.

Para diferenciar um projeto de um processo, vamos a alguns exemplos. Quando você cozinha os alimentos da semana, está realizando um processo, pois suas atividades são bem definidas e contínuas, havendo repetição no que você faz.

Por outro lado, se você está planejando escrever um livro, poderia considerar como um exemplo de projeto, pois é temporário e traz um resultado único.

Como um projeto cria um produto ou serviço único, é impossível existir um projeto igual ao outro. Mesmo que outra empresa esteja criando um serviço semelhante, estará inserido em um contexto diferente. Isso porque ambos tem suas peculiaridades, como a equipe de trabalho, a qualidade dos materiais, os níveis de conhecimento, dentre outros fatores.

Em um processo, o resultado obtido é sempre o mesmo, por causa dos padrões que devem ser observados, seguindo um modelo de repetição, o que não se aplica aos projetos.

Quais os tipos de projetos?

Agora que você viu o que são projetos e qual a principal diferença em relação aos processos, descubra um pouco sobre os diferentes tipos de projetos existentes que você pode elaborar na sua empresa:

  • projetos sociais: com o objetivo de melhorar a vida de uma determinada comunidade envolvida, como os movimentos realizados pelas ONGs;
  • projetos culturais: leva um tipos de manifestação artística para a população ou determinado grupo. Nem sempre dá retorno financeiro, mas ajuda a empresa a engajar com a comunidade e ficar conhecida;
  • projetos de pesquisa: o objetivo é pesquisar, descobrir ou criar algo novo;
  • projetos empresariais: o intuito é criar um novo negócio, melhorar algum existente ou criar novas oportunidades para a empresa;
  • projetos pessoais: projetos individuais que se baseiam no objetivo de vida de cada pessoa.

Uma empresa pode realizar, além dos projetos empresariais – os quais são essenciais para o contínuo crescimento e para mantê-la competitiva -, projetos sociais e culturais, para envolver a comunidade e dar visibilidade para a sua marca.

Assim, seu negócio passa a ser reconhecido pelos princípios que aplica e como exemplo de quem se preocupa com o meio no qual está inserido. Além disso, financiar projetos de pesquisa também pode ser uma boa alternativa para incentivar essa área.

Então, o que é a gestão de projetos?

A partir do que foi explicado no primeiro tópico, podemos entender que a gestão de projetos busca estruturar um projeto, planejando-o, executando-o, monitorando-o e controlando-o.

Isso envolve elaborar e detalhar o que deve ser feito no projeto, organizar o pessoal que comporá a equipe, definir os recursos financeiros e os materiais, a linha de montagem e o cronograma dos custos, o monitoramento dos riscos e das atividades, dentre outros aspectos relevantes.

Todo o trabalho do gestor visa entregar o resultado esperado e adequado ao desejo dos clientes do projeto, assegurando que seja conduzido da melhor maneira possível, sem falhas e desvios no objetivo.

Qual a diferença da gestão de projetos para a gestão de processos?

Por mais que tenham sido diferenciados projetos de processos no primeiro tópico, vale reforçar a ideia e distinguir também os conceitos de gestão de projetos e de gestão de processos.

A gestão de processos é aplicada para implementar, monitorar e melhorar todos os processos da empresa. Para ficar um pouco mais fácil o entendimento, compreenda que as tarefas diárias de uma companhia podem ser transformadas em processos, sendo tarefa da gestão de processos efetivar esse procedimento.

O gestor ou a equipe responsável pelos processos acaba tendo que ficar atento a todos os setores, para poder identificar possíveis pontos de melhorias nos processos existentes ou ainda a possibilidade de ser implantado um novo.

A emissão das folhas de pagamento pode ser um processo, por exemplo. Nesse caso, a equipe ou o gestor deve procurar formas de otimizar essa tarefa, seja aplicando uma melhoria ou fazendo a total reestruturação da atividade.

Olhando o outro lado, a gestão de projetos acaba sendo mais direcionada. A equipe ou o gestor se responsabilizam por um projeto de cada vez e são incumbidos de observar as tarefas específicas que nele são executadas.

Assim, se a empresa precisa implantar um novo sistema de atendimento, cabe a equipe de projetos implementar a mudança, mas pode ser que futuramente esse projeto se torne um processo contínuo dentro da empresa, sendo atribuído à equipe de processos.

Quais os benefícios da gestão de projetos?

A implementação da gestão de projetos traz alguns benefícios para a empresa. Veja-os a seguir.

1. Redução de custos

Durante o projeto, é preciso estar sempre atento aos custos. Logo, o monitoramento das despesas e a sua definição acabam sendo feitos com mais atenção. Quando o gestor define os custos para cada parte, fica mais fácil monitorar se o dinheiro está sendo usado com a eficiência exigida.

2. Melhora os resultados

Identificar as necessidades que precisam ser atendidas, bem como o detalhamento de todo o trabalho e os processos que serão utilizados para garantir o melhor resultado no final, são algumas das atividades requisitadas durante a gestão de projetos.

Esse planejamento permite que o resultado final tenha a excelência esperada, aproximando-se ao máximo do que foi estabelecido pelo cliente, podendo estar em conformidade com o objetivo ou até mesmo superar as expectativas.

3. Controle melhor dos riscos

Os riscos são melhores controlados ao introduzir a gestão de projetos. Isso se deve ao fato de que, tudo o que deve ser observado acabará sendo mapeado, além de impor maior atenção às principais ameaças do projeto, identificando se elas estão prejudicando o trabalho, para eliminá-las o quanto antes. Esse mapeamento de riscos e oportunidades ajuda a controlar e minimizar os riscos para a concretização do projeto.

Conclusão

A gestão de projetos é mais um modelo interessante que você pode implementar na sua empresa. O seu objetivo é garantir que os projetos empresariais, e aqueles desenvolvidos em prol do seu negócio, sejam executados com perfeição, objetivando atingir o melhor resultado possível. Por isso, comece agora mesmo a implantar a gestão de projetos e garanta os resultados que deseja!

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