Responda rápido: você já saiu para comprar alguns produtos e percebeu que exagerou na hora de gastar? Se a sua resposta foi sim, saiba que você não está sozinho. Segundo o SPC, três em cada dez brasileiros terminaram o ano de 2019 endividados, sendo o cartão de crédito uma das formas de dívidas mais comuns.
Esse tipo de erro pode deixar sua saúde financeira em apuros, contudo, quando se trata de uma empresa, o dimensionamento incorreto das compras pode ser o caminho para fechar as portas, contrair grandes dívidas e criar grandes problemas financeiros para a instituição.
Por essa razão, a gestão de compras está se tornando um tema bastante discutido no universo corporativo, especialmente em um contexto em que as empresas enfrentam as dificuldades econômicas do país e ainda precisam lidar com o crescimento da concorrência.
No post de hoje você verá mais informações sobre a gestão de compras, os conceitos envolvidos neste processo e quais são as formas adequadas para gerenciar o volume de compras em sua empresa. Boa leitura!
O que é a gestão de compras e como ela é estruturada
O planejamento e gestão de compras e suprimentos é a atividade executada com foco em garantir o funcionamento interno de uma empresa por meio do fornecimento ideal das mercadorias e matérias-primas necessárias.
O gerenciamento estratégico das compras mira otimizar o fluxo de caixa da empresa e permitir que a aquisição de materiais e produtos seja feito com base em dados sólidos sobre consumo e reposição, a fim de evitar problemas como:
- Subdimensionamento da demanda do mercado, o que causa escassez;
- Hiperdimensionamento da demanda, o que gera a superlotação do estoque e perda de produtos;
- Alterações abruptas no fluxo de caixa com compras exageradas.
Em um cenário no qual as empresas precisam produzir mais resultados com o menor gasto possível, a gestão de compras surge para balançar um pouco as atividades do setor de compras.
Com ela, a equipe de compras não se resume a executar pedidos de reposição de material ou produtos. Cabe à ela analisar a pertinência do pedido, as quantidades e, com base em dados colhidos durante as operações da empresa, determinar as quantidades, as datas de compra e os prazos para reposição.
Os dados utilizados não envolvem apenas os custos de aquisição, mas também todo o processo de transporte, estocagem e depreciação dos produtos.
O ganho é estratégico e as perdas financeiras são reduzidas conforme a gestão de compras se torna eficiente. Com isso, a empresa ganha em rentabilidade e inteligência de mercado.
Como colocar a gestão de compras em prática?
Para você entender na prática como deve ser feito o desenvolvimento da gestão de compras, confira abaixo quais passos devem ser seguidos para ter sucesso no gerenciamento.
1. Organize
Quanto mais organizado for sua empresa, melhor para os processos. No caso da gestão de compras, o ideal é classificar e nomear os produtos/insumos necessários, assim, o processo de aquisição fica mais simples e o entendimento do setor de compras sobre as necessidades ficam mais claras.
Para essa demanda, o ideal é criar categorias e adotar um código para cada produto, dessa forma, a compreensão dos itens fica mais clara, tanto para quem fica responsável pelo estoque quanto para quem executa as compras.
2. Estabeleça um cronograma de compras
Representantes comerciais dos seus fornecedores podem aparecer a qualquer momento, e a abordagem deles pode, inclusive, fazer com que sua empresa compre produtos a mais do que o necessários.
É preciso ter controle sobre essas relações a fim de evitar gastos não programados. Para resolver essa questão e otimizar a gestão de compras, vale a pena estabelecer um cronograma para comprar, ou seja, determinar os dias certos para negociações e execução das compras.
Essa atitude mantém a aquisição de novos produtos sob controle e permite que todas as reposições sejam feitas em coerência com o fluxo de caixa da empresa, evitando que o capital disponível seja comprometido de forma desorganizada ou que prejudique outras operações. Esse é o tipo de procedimento que ajuda não apenas na gestão de compras como em todo o planejamento financeiro empresarial.
3. Mantenha um bom relacionamento com os fornecedores
Se o plano é controlar as compras e evitar gastos desnecessários, o ideal é manter uma comunicação clara e um bom relacionamento com os fornecedores.
Criar um relacionamento positivo com seus parceiros não é algo tão complicado, o X da questão é o estabelecimento de processos internos.
Conforme a empresa determina bons processos de compra, a relação de fornecimento ganha transparência e inteligência, já que tanto os fornecedores quanto a empresa saberão o momento ideal para negociar.
Junto com a parte estratégica, a manutenção de boas relações passa pelos compromissos financeiros, ou seja, sua empresa precisa pagar em dia, negociar prazos bons para ambas as partes e, claro, manter a fidelidade com os melhores fornecedores.
4. Sinergia interdepartamental contribui para a gestão de compras
Como é a comunicação entre os times de vendas e compras? Eles trabalham juntos ou os vendedores apenas demandam reposição? Há um diálogo claro e uma proximidade entre os setores?
Responder essas perguntas é o primeiro passo para identificar se há ou não uma sinergia de trabalho entre as partes envolvidas no supply chain. Os vendedores têm como missão esgotar os estoques e, mesmo assim, continuar vendendo (contando com o trabalho de reposição), mas como organizar isso sem que haja boa interlocução entre quem vende e quem repõe?
Para evitar transtornos como escassez de produtos e pedidos de reposição emergenciais (que costumam ser mais caros), é importante que a empresa aproxime os dois setores e os coloquem para trabalhar em conjunto no momento de dinamizar as vendas e as compras.
5. Use a tecnologia a seu favor
Atualmente, já estão disponíveis no mercado sistemas digitais para controle de supply chain e vendas. Softwares dessa categoria permitem uma integração de dados, facilitam a comunicação entre os departamentos e ampliam o controle dos gestores sobre a produtividade de cada equipe.
Adotar soluções tecnológicas é um meio de deixar a gestão empresarial mais estratégica e ágil, por isso, vale a pena ponderar o uso de sistemas de controle de estoque e vendas para fornecer mais inteligência para o setor de compras no momento em que ele precisa entrar em ação.
Agora reflita: Como sua empresa estabelece a gestão de compras? Deixe um comentário e compartilhe com nossa equipe e os demais leitores qual é a situação que você encara para executar as compras!
Aproveite e conte sua opinião sobre as melhores formas de otimizar as compras e gerar inteligência de mercado para as demandas de reposição de produtos!
