Garantir constância na resolução de problemas é um dos objetivos principais dos gestores para manter um bom nível de produtividade e uma equipe alinhada, certo? Nesse sentido, a ampla aplicabilidade do ciclo PDCA tende a significar avanços e soluções de adversidades que ainda serão identificadas. 

Além disso, todas as áreas da empresa podem contar com a eficiência do método — criado em 1920 e extensivamente otimizado para soluções objetivas e seguras. Desse modo, elas aproveitam o potencial de desenvolvimento de pessoal e dos negócios proporcionado pela aplicação desse ciclo.    

Você tem interesse em saber mais sobre essa metodologia? Entenda o que é o ciclo PDCA e quais são os benefícios de aplicá-lo na gestão de pessoas!

O que é ciclo PDCA?

O PDCA é um método cíclico que possibilita melhorias constantes em diversos aspectos de gestão de uma empresa, podendo ser utilizado para aperfeiçoar o planejamento estratégico. A sigla representa as quatro etapas do ciclo: plan (planejar), do (executar), check (verificar) e action (agir).

Ao ser adotado, o PDCA contribui para resolver e evitar problemas de modo objetivo, utilizando etapas claras que garantem sua eficiência e segurança. Ao empregar a ideia de ciclo, o método permite maior controle e planejamento para o desenvolvimento de processos — principalmente os gerenciais. 

Assim, a metodologia traz benefícios, como:

• diagnóstico e antecipação de problemas;
• melhorias no fluxo de produtividade dos colaboradores;
• engajamento da equipe nos processos;
• ampliação do controle pela gestão;
• versatilidade na condução dos trabalhos;
• aprendizado constante.

Quais as etapas do ciclo PDCA?

Como indicado nas iniciais que você conheceu, o ciclo PDCA é dividido em planejamento, execução, verificação e ação. Saiba os detalhes de cada etapa, a seguir! 

Planejar

A fase de planejamento é o pontapé inicial para toda estratégia de uma empresa. Os objetivos apontados no plano podem ser pensados a partir da identificação de problemas que atingem a gestão ou os colaboradores.

Eles também se relacionam com o alinhamento às expectativas dos clientes e a compreensão da realidade da empresa para garantir sua execução. Então a etapa do planejamento questiona o que precisa ser resolvido e quais indicadores de desempenho (Key Performance Indicator, ou KPI) serão utilizados. 

Dessa forma, a fase permite avaliar o que será feito a seguir, durante a execução e ação do plano que resolverá o problema. Ainda é importante estabelecer prazos para o cumprimento dos objetivos e metas tangíveis — fator que auxilia no prosseguimento da estratégia de maneira efetiva.

Portanto, planejar implica em ações, como:  

• identificar problemas e estabelecer prioridades; 
• definir indicadores para analisar as próximas etapas;
• estabelecer objetivos e metas acessíveis.

Executar

A execução consiste em colocar em prática o que foi elaborado na etapa anterior, do planejamento. Desse modo, tudo é realizado com o objetivo já especificado para que não ocorram deslizes. 

Durante esse período, é necessário coletar dados e informações que possibilitem compreender o que funciona e o que precisa ser melhorado. A fase da execução também envolve alinhar a equipe para que as metas sejam atingidas no prazo.

Logo, o treinamento do time e a comunicação clara e objetiva são fundamentais nesse processo. Assim, executar significa agir em questões, como:

• colocar em ação o plano elaborado anteriormente;
• alinhar objetivos e prazos;
• coletar dados para avaliar os resultados.

Verificar

A verificação proporciona a checagem dos dados coletados anteriormente, permitindo comparações e análise dos processos executados. De forma prática, é necessário listar todos os resultados obtidos — tanto os positivos quanto os negativos — para enxergar o que será alterado e o que será mantido. 

A etapa de verificação pode ser implementada junto a de execução. Com isso, é mais rápido identificar se os resultados serão atingidos e quais são as brechas no plano que precisam ser modificadas.

Agir

A fase de ação significa um resumo do que foi visto nas etapas anteriores. Após planejar, executar e checar, determina-se o que será mantido para atingir os objetivos e o que será alterado para criar oportunidades. Então os apontamentos que surgem nessa etapa podem ser utilizados para iniciar um novo ciclo. 

Perceba que a última fase pode ser também o gatilho para a primeira. Dessa maneira, agir envolve uma avaliação do processo — e, por esse motivo, o PDCA é responsável por melhorias contínuas em uma empresa. É como se um ciclo levasse a outro, promovendo o aprendizado constante.  

Como aplicar o ciclo PDCA?

Após conhecer as etapas do ciclo PDCA, é hora de entender como funciona a sua aplicação. Para isso, é necessário perceber que o método solicita mudanças constantes e noções prévias da equipe sobre gestão de processos. Além disso, ele proporciona abertura para novas ações e novos resultados a cada ciclo, certo?

Veja o que fazer para aplicar o método!

Treine a sua equipe

Com tantas mudanças nos processos, é importante olhar com atenção alguns pontos para garantir o sucesso do método. A checagem e a precisão dos dados, por exemplo, é fundamental para que a avaliação possa ser feita com segurança. Logo, é preciso ter um time preparado para tal função.

Mantenha o foco nos objetivos

Da mesma forma, é necessário seguir o objetivo inicial sem desvios. Considere que resultados positivos não devem ser critério para descartar o ciclo. Na verdade, identificar o que funciona é interessante para manter ou expandir ações para elas continuarem positivas. 

Use relatórios e feedbacks para monitoramento

A execução do ciclo PDCA é baseada em relatórios e feedbacks que fornecem informações sobre os problemas que serão resolvidos. Portanto, ela envolve a participação de todos os setores para o alinhamento dos objetivos e metas tangíveis.  

Quais os benefícios do ciclo PDCA na gestão de pessoas?

Compreender o funcionamento do ciclo PDCA deixa clara a sua eficácia no aprendizado e resolução de problemas em todas as áreas. Na gestão de pessoas, o método propicia uma melhor organização do tempo.

Isso ocorre, entre outros pontos, devido ao uso de recursos adequados e ao descarte ou alteração de ações que não geram resultados esperados. O envolvimento geral também faz com que a equipe esteja mais engajada.

Então os colaboradores tendem a se sentir mais responsáveis e valorizados durante o processo de melhorias. A partir da análise das ações positivas, o aprimoramento do time é facilitado e constante, alinhando treinamentos e aprendizados a cada etapa do ciclo.

Como você viu, o ciclo PDCA é uma forma eficaz de resolução de problemas, aumento da produtividade e alinhamento do time aos objetivos da empresa, fornecendo resultados constantes. O método traz benefícios para os colaboradores e torna o trabalho mais participativo e focado. 

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