Saber reduzir os custos em tempos de crise, de forma inteligente, pode ser a solução para sua empresa não passar por complicações financeiras durante esses períodos complicados. Mas não adianta entrar em desespero e cortar todo tipo de contas sem um critério bem definido.

Como dito, os gastos precisam ser reduzidos de uma maneira eficaz, pois certas despesas, quando cortadas, podem trazer um grande prejuízo para o seu negócio.

Continue a leitura do artigo e veja como você pode reduzir os custos internos em tempos de crise e evitar que esses períodos conturbados prejudiquem o seu negócio!

1. Troque os papéis pela tecnologia

Muitas empresas estão acostumadas a trabalhar com uma grande quantidade de papel, o que pode se tornar um problema. Primeiro porque os gastos com papéis, cadernetas, agendas e outros produtos similares podem ser muito altos em uma companhia. Segundo, que a grande quantidade de documentos pode levar à desorganização.

Pare e pense: quantas vezes você já perdeu tempo procurando um papel específico no expediente de trabalho? Ou seja, além da sua empresa gastar dinheiro, muitos funcionários podem perder tempo, que é tão valioso quanto!

E se for pensar em um terceiro motivo, saiba que reduzir os papéis faz bem a natureza e é o mais ecologicamente correto. Confira agora algumas dicas para reduzir o uso de papéis na sua empresa:

• incentive o uso da tecnologia para anotar, divulgar informativos, fazer apresentações e se comunicar com os demais na empresa;
• aposte na tecnologia DTM (digital transaction management) para coletar assinaturas de forma virtual;
• implemente sistemas de gestão de documentos eletrônicos;
• aposte em impressoras virtuais e documentos em PDF.

Além de ajudar a reduzir custos, os funcionários podem ficar mais produtivos, pois podem concentrar todos seus documentos em algum lugar de forma digital ou online.

O papel não é o único que pode trazer despesas desnecessárias para a empresa. Diversos gastos podem ser eliminados e, ainda por cima, deixar a empresa mais ecologicamente correta, como acabar com copos plásticos, lâmpadas que consomem muita energia, etc.

2. Aposte nas metas OKR

As metas OKR devem ser: simples, metrificadas, voltadas para pequenos resultados-chave e definidas em conjunto. Além disso, as metas precisam se relacionar e estar em sintonia com os demais objetivos da empresa. Dessa forma, todos podem alcançar suas metas e ajudar a empresa a atingir seus objetivos estratégicos.

Os OKRs costumam funcionar visto que, se as metas e resultados foram propostos pelos próprios colaboradores de uma equipe, as chances de ter um maior comprometimento de todos para atingi-las são grandes.

E como implementar metas OKR na sua empresa? Para ter êxito, a equipe precisa:

• definir prioridades e classificar objetivos do menos ao mais importante;
• decidir em conjunto os números relativos a cada uma das metas;
• definir até 5 objetivos para cada trabalhador e 4 resultados-chave para serem acompanhados para cada objetivo;
• adotar estratégias de top-down e bottom-up;
• deixar todos cientes de todas as metas.

3. Faça todos os colaboradores se envolverem com a empresa

Muitas vezes, fazer todos os funcionários se reunirem e fazerem uma reunião conjunta pode ajudar muito na hora de reduzir custos. Toda a equipe reunida pode dar sugestões de como otimizar o uso dos recursos nas atividades e cortar gastos, falando do que pode ser cortado em seus respectivos setores.

Fazer reuniões periódicas ou criar um canal específico, seja por e-mail ou rede social, para todos terem seu espaço de fala pode ser muito vantajoso e ajudar a empresa a ver despesas que nem imaginava que podiam ser cortadas.

Você pode receber diversas sugestões, se conseguir fazer com que todos se comprometam e engajem com essa ideia. Algumas formas de envolvê-los pode ser:

• criar canais para interação entre todos os setores;
• ser o mais democrático possível, ou seja, dar lugar de fala para todos os setores;
• deixar todos cientes das missões e valores da empresa;
• incentivar líderes de setores a serem acessíveis e ouvir a todos;
• fazer reuniões periódicas para que todos troquem experiências e informações;
• adotar boletins informativos virtuais informando a todos sobre as reduções de custo da empresa para que todos fiquem cientes.

4. Evite demitir seus colaboradores

Em momentos de crise, talvez uma das “soluções” que muitas empresas encontram é demitir colaboradores da equipe. No entanto, demissões geram mais prejuízos do que benefícios, porque:

• há gastos altos com encargos trabalhistas dos demitidos;
• maior carga de trabalho para os que continuarão na empresa;
• queda na produtividade da empresa, de forma geral, e possível queda no lucro;
• desperdício com os investimentos em treinamentos e capacitação dos que foram desligados.

Lembre-se que empresas precisam de capital humano para conseguir crescer e lucrar. Por isso, trate os funcionários como se fossem o bem mais valioso que a empresa tem. Deve ser avaliado com muita atenção se a demissão é necessária. Se puder, evite ao máximo.

Dicas para evitar as demissões

Às vezes, a demissão parece ser a única solução. Felizmente, há alternativas que podem ser melhores do que isso, como:

• acompanhar, de forma justa, a produtividade de cada colaborador;
• delegar tarefas adequadas para cada um, para que tudo seja feito da melhor forma possível;
• identificar as dificuldades e fraquezas de cada um da equipe para ajudar a melhorar as dificuldades e passar tarefas relacionadas às forças de cada um;
• demonstrar apoio e não fazer cobranças sem fundamentos ou impossíveis de serem cumpridas;
• entender que cada funcionário é uma pessoa diferente e tem formas distintas de trabalhar e trazer resultados;
• incentivar o aprendizado contínuo de forma acessível, seja por meio de leituras, cursos gratuitos, etc.

5. Terceirize de forma inteligente

Certos investimentos são necessários para a empresa continuar forte, atraindo clientes e, assim, obter lucros. Por isso, não devem ser cortados mesmo em momentos de incertezas na economia, pois podem prejudicar ainda mais!

Serviços essenciais, como contabilidade, marketing digital e produção de conteúdo, devem continuar e sim, podem ser terceirizados para que a empresa foque no principal enquanto essas equipes fazem cada um seus respectivos trabalhos.

A terceirização dos setores que são essenciais para a empresa e que não fazem parte do core business pode trazer eficiência e economia. Diante de tantas opções, pense no seguinte:

• se a empresa pode negociar termos de serviços;
• se o serviço prestado é feito de forma mais especializada;
• os custos e o trabalho valem a pena se comparar com outros.

Reduzir os custos internos em uma crise pode envolver tomada de decisões responsáveis e investimento financeiro em setores que podem ajudar sua empresa a crescer mesmo nesse momento ou posteriormente a crise. Por isso, considere as dicas e saiba reduzir as despesas com sabedoria e eficiência!

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